Vytýkací dopis zaměstnanci je jednou z důležitých součástí řízení lidských zdrojů. Měl by být sestaven pečlivě a profesionálně a jako takový může pomoci k otevřené komunikaci mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem.
Obsah
Co to je vytýkací dopis zaměstnanci?
Vytýkací dopis zaměstnanci je písemné vyjádření zaměstnavatele s informací, že není spokojen s chováním a jednáním zaměstnance. Jedná se tedy o písemné upozornění, které může zaměstnavatel předat zaměstnanci na pracovišti přímo, případně zaslat poštou.
Ve vytýkacím dopise může zaměstnavatel upozorňovat zaměstnance na porušení pracovněprávních předpisů, nedodržení kázně na pracovišti nebo na nedostatečný pracovní výkon.
Zaměstnavatel je ve svém upozornění konkrétní a srozumitelně popisuje nedostatky, které na práci zaměstnance nachází. Pokud využívá obecná sdělení, nesplňuje pak povinné náležitosti vytýkacího dopisu.
Co patří do vytýkacího dopisu zaměstnanci?
Jak bylo řečeno výše, každý vytýkací dopis musí obsahovat konkrétní důvody, podle kterých došlo k porušení apod. Stejně tak obsahuje poučení o možnosti výpovědi, kterou může zaměstnavatel pracovníkovi podat. Jedná se tedy o varování ohledně budoucnosti zaměstnance ve společnosti.
Je důležité, aby vytýkací dopis obsahoval informace o tom, kdo jej vystavuje a také komu je adresován. Nechybí zde identifikační údaje zaměstnavatele a zároveň také údaje o zaměstnanci, kterému je dopis adresován. Vytýkací dopis podepisuje osoba, která za zaměstnavatele jedná.
Obsahem vytýkacího dopisu je pak výše zmíněné, konkrétní popis toho, čeho se zaměstnanec dopustil a proč mu byl vytýkací dopis zaslán. Vytýkací dopis není výpověď. Jedná se o krok, kterým dává zaměstnavatel zaměstnanci šanci, aby napravil své jednání, aby se daná věc již neopakovala.
Kdy zaměstnavatel vytýkací dopis zaměstnanci zasílá?
V zákoníku práce jsou uvedeny důvody, kdy může zaměstnavatel podat zaměstnanci výpověď a vytýkací dopisy v něm hrají svou roli. Pokud tedy zaměstnanec neodvádí dostatečně dobře svou práci, tak jak má uvedeno v profilu role nebo pracovní smlouvě, může jej zaměstnavatel písemně vyzvat, aby toto chování napravil v případě, že pravidelně porušuje povinnosti, které vyplývají z právních předpisů navázaných na vykonávanou práci. Pokud jde o závažné porušení těchto povinností, pak není vytýkací dopis zapotřebí a zaměstnavatel může využít tento důvod jako výpovědní.
Vytýkací dopis je tedy upozorněním pro zaměstnance, že se něco neděje tak jak má. Může tedy obsahovat i informaci o možnosti výpovědi, pokud sám zaměstnanec nesjedná nápravu svého jednání. Pokud se však jedná o soustavné ale méně závažné porušování povinností, musí zaměstnavatel zaslat pracovníkovi vytýkací dopis v době posledních šesti měsíců před tím, než mu podá výpověď.
Jak na vytýkací dopis reagovat?
Pokud jako zaměstnanec máte zájem ve společnosti dále setrvat a uznáváte, že došlo k pochybení z vaší strany, pečlivě na vytýkací dopis zareagujte. Zde jsou uvedeny kroky, které můžete při obdržení vytýkacího dopisu následovat:
1.) Buďte pozorní
Ještě než se necháte unést emocemi, v klidu si dopis pozorně pročtěte. Snažte se porozumět všemu, co je v něm uvedeno a zaměřte se na popis chování. Pročtěte si důkladně, co se od vás nyní očekává, případně co můžete očekávat od zaměstnavatele vy.
2.) Zamyslete se nad příčinami
Identifikujte příčiny problémů, na které vás ve vytýkacím dopise upozorňují. Přemýšlejte nad tím, proč tyto problémy vznikly. Šlo čistě o vaše zavinění nebo zde hráli roli i vedlejší faktory? Co mohlo v danou chvíli ovlivnit váš pracovní výkon?
3.) Buďte otevření
Přistupujte k situaci otevřeně a co nejvíc nezaujatě. Pokud dojde na lámání chleba, buďte otevřeni přiznat chyby. Zamyslete se také nad tím, jak můžete případné chyby napravit a určitě se nebraňte konstruktivní zpětné vazbě se svým manažerem, případně personalistou.
4.) Komunikujte
Nejlépe situací vyřešíte, když budete se svým nadřízeným, případně personalistou komunikovat o všem, co je potřeba. Zeptejte se na vše, co vám v dopisu není jasné.
Pokud jste na straně zaměstnavatele, buďte co nejvíce objektivní a jasně odpovídejte a komunikujte s pracovníkem, kterému jste dopis předali. Snažte se podívat na situaci očima samotného zaměstnance a v případě potřeby mu vysvětlete, jak se věci mají.
5.) Spolupracujte
Obě strany by měly být schopny spolupracovat na řešení celé situace. Jako zaměstnanec ukažte, že vám jde o zlepšení a nápravu situace. Jako zaměstnavatel spolupracujte s pracovníkem na tom, aby měl podmínky k nápravě a dejte mu prostor, aby své chyby napravil.
Věnujte si navzájem čas a oceňte úsilí druhé strany.
6.) Vyhněte se agresivnímu jednání
I když vás může jako zaměstnance napadnout, že je jednání společnosti nefér, posečkejte a jednejte až s chladnou hlavu. Obdržení vytýkacího dopisu je náročná situace a reakce plné emocí jsou běžné. Nicméně, zaměřte se na konkrétní body v dopisu a hledejte společně konstruktivní řešení.
Když je vytýkací dopis dobře sestaven, může být klíčovým nástrojem pro otevřenou komunikaci mezi zaměstnanci a zaměstnavatelem. Samozřejmě, že se nejedná o žádoucí nástroj a otevřenou komunikaci by bylo lepší podporovat jinak.
V případě, že na vytýkací dopis dojde, může pomoci s identifikací problémů, definováním očekávání obou stran. Jedná se také o příležitost k sebereflexi zaměstnance, který dopis obdržel a stejně tak můžete díky vytýkacímu dopisu nastavit novou kulturu předávání zpětné vazby. Při otevřené komunikaci vám totiž umožní, aby byla zpětná vazba konstruktivní a směřovala zaměstnance k profesnímu i osobnímu rozvoji.
