Norma ČSN 01 6910 – jak správně psát?

Získali jste zajímavou práci na pozici sekretářky či asistentky? V první řadě si nastudujte, jak správně psát a co určuje norma ČSN 01 6910. My pro vás máme krátké shrnutí…

Obchodní a úřední dopisy

Norma ČSN 01 6910 udává doporučení pro grafickou úpravu textů a formální uspořádání obchodních a úředních dopisů. Bude se vám hodit i při psaní korespondence právnickým osobám za vás, jakožto fyzickou osobu.

Při úpravě a stylizaci obchodních dopisů se dodržují tyto zásady:

Začátek dopisu

• poštovní adresa odesílatele, identifikační číslo a kontaktní údaje, se zpravidla uvádějí v hlavičce dopisu, případně v patičce stránky,
• dopis fyzické osoby určený pro právnickou osobu vždy začínejte adresou odesílatele, odvolací údaje je možné uvádět ve sloupcové, nebo v řádkové podobě,
• v dopisech bez uvedení odvolacích údajů se datum a místo odeslání zarovnává vlevo nebo vpravo; spisová značka a číslo jednací se píšou pod hlavičku či pod datum a místo odeslání,
• pokud uvádíte místo odeslání, je v 1. p., čárka se mezi místem a datem odeslání nepíše, měsíc se u data přednostně vyjadřuje číselně, např. Praha 2.7.2019, Jihlava 04.06.2013 –⁠ více najdete v Kalendářní datum a místo původu),
• předmět dopisu se píše jako heslovité vyjádření jeho obsahu, např. Oznámení, Usnesení, Rozhodnutí, Žádost, Výzva, Nabídka apod., často se vyznačuje tučně, slovo Věc s dvojtečkou se před ním nepíše,
• každý dopis začínejte oslovením, a to v 5. p., a to i v případě, kdy jméno příjemce neznáme, např. Vážené paní, Vážení pánové, pod oslovení se obvykle vkládá mezera o výšce jednoho řádku,

Tělo dopisu

• text zarovnejte vlevo nebo do bloku (nezapomeňte na zarovnání levého a pravého okraje), pokud budete zarovnávat do bloku, používejte dělení slov,
• odstavce čleňte mezerami mezi odstavci o výšce jednoho řádku,

Konec dopisu

• nad závěrečný pozdrav vložte mezeru o výšce jednoho řádku,
• podpis a razítko umísťujte vlevo, je‑li datum vpravo, lze podpis umístit také vpravo
• seznam příloh dopisu uvádějte pod posledním řádkem textu –⁠ oddělí se od něj mezerou o výšce jednoho až tří řádků a vyznačí se tučně, můžete uvést údaj o jejich počtu
• upozornění na kopie dopisu dejte adresátovi (po vynechání mezery o výšce jednoho až tří řádků) pod podpis nebo pod upozornění na přílohy
• nadpisy Na vědomí, Kopie atd. se vyznačují zpravidla tučně, výčet adresátů se uvádí pod nadpisy, dvojtečka se za těmito nadpisy nepíše,
• má‑li dopis více stran, kromě závěrečného pozdravu by měly být na další stránce alespoň dva řádky textu posledního odstavce,

Doporučení normy ČSN 01 6910

• norma ČSN 01 6910 doporučuje formátování podle jednotného vizuálního stylu organizace, připouští však, že se může vzhled dokumentů odchylovat od ustanovení normy.

E‑maily

Možná budete překvapeni, ale norma ČSN 01 6910 se vztahuje také na e‑maily, které se používají jako oficiální úřední nebo obchodní dopis. Při úpravě e-mailové korespondence tak používejte stejné zásady jako pro úpravu dopisů. Liší se však díky technologickým možnostem elektronické pošty, např. heslovité vyjádření obsahu dopisu nahrazuje předmět e‑mailu. Dělení slov ani zarovnání do bloku se v e‑mailech nepoužívá vůbec.

Osobní dopisy nadřízených

Ředitelé firem, starostové měst a obcí, předsedové spolků a jiní vedoucí pracovníci mívají pro svou korespondenci trochu jiná pravidla. Nadřízený pracovník většinou používá zvláštní dopisní papír, kde je uvedeno v hlavičce jeho jméno a funkce.

Předmětem takového dopisu bývá nejčastěji, např. jmenování do funkce, doporučení, finanční příspěvek, žádost o obchodní jednání, mimořádné podmínky smlouvy, blahopřání, poděkování, výzva, omluva apod. Obsah takových dopisů může být různorodý, avšak vzhledem k tomu, že se písemnost zasílá jménem organizace, je nutné dodržet doporučení podle normy ČSN 01 6910. Ta neplatí pro korespondenci s osobní formou, ta se však v dopisech do zahraničí obvykle nepoužívá.

• datum a místo odeslání lze psát vlevo i vpravo,
• v datu se měsíc nepíše číselně, ale slovem ve 2. p., mezi místem a datem odeslání se čárka nepíše (např. Olomouc 8. září 2014); v případě potřeby je možní pod datem uvést spisovou značku odesílatele,
• v základním textu dopisu se používá lehce zvětšené řádkování,
• mezi oslovením a následujícím textem je zpravidla vložena mezera o výšce jednoho řádku,
• nové odstavce začínají odstavcovou zarážkou, případně se použije mezera mezi odstavci,
• mezi posledním řádkem textu a pozdravu se vkládá mezera o výšce jednoho řádku,
• podpis je vždy vlastnoruční, píše se buď vlevo, nebo vpravo (pod podpisem se již jméno a funkce obvykle neuvádí),
• upozornění na přílohy se uvádí vlevo stejně jako v jiných dopisech,
• jméno, pracoviště či adresa příjemce se uvádějí na konci dopisu a zarovnávají se vlevo; pokračuje‑li dopis na dalších listech, údaje o adresátovi se uvádějí na posledním listu vlevo dole,
• na dopis se razítko nedává.

Chcete psát obchodní dopisy jako skutečný profesionál(ka)? Absolvujte rekvalifikační kurz asistentka.

Zdroj: prirucka.ujc.cas.cz