Efektivní obchodní korespondence: Pravidla a tipy pro úspěšnou komunikaci

Obchodní a úřední korespondence hraje klíčovou roli v podnikání, ale i v běžném životě. Správné psaní dopisů a emailů je vizitkou každé firmy i jednotlivce. Ať už jde o obchodní dopis nebo úřední dopis existují určitá pravidla, která je třeba dodržovat. V následujících řádcích se můžete seznámit s pravidly a tipy pro úspěšnou korespondenční komunikaci.

Jak psát obchodní korespondenci?

Psaní dopisu má svá pravidla. V případě obchodních a úředních dopisů se řídí podle normy, kterou vydal Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví. Ta vychází z Pravidel českého pravopisu, Akademické příručky českého jazyka a současnými doporučeními Ústavu pro jazyk český Akademie věd České republiky.

Pro obchodní i úřední korespondenci se používá formát A4 na výšku. Levý okraj stránky musí mít min. 2 cm volného prostoru, aby nedošlo při děrování k porušení jeho textu. V záhlaví dopisu se uvádí název a úplná poštovní adresa odesílatele. Může zde být také uveden údaj o zápisu subjektu v obchodním rejstříku, IČO a kontaktní údaje odesílatele. Případně mohou být údaje umístěny na dolním okraji stránky. Věnujte pozornost pravopisu a gramatice. Používejte správné tvary slov a správnou interpunkci. Před odesláním si vždy dopis přečtěte a opravte chyby. Pište dopisy stručně a jasně, tím se vyhnete dlouhým a zmateným větám. Pokud píšete o něčem konkrétním, uveďte dostatek informací. Pokud přikládáte přílohy zkontrolujte, zda jsou správné a kompletní.

Údaje pro odvolání

Obchodní korespondence obvykle obsahuje následující údaje pro odvolání: „Vaše značka“ nebo „Váš dopis značky, ze dne, naše značka, vyřizuje, telefon, mobil, e-mail a datum. V úředních dopisech se místo toho uvádí následující údaje: „Váš dopis značky“ a „ze dne“ obvykle uvádí „číslo jednací a spisová značka“, případně údaj o počtu stran a počtu příloh. Sloupcové odvolací údaje se umisťují buď vlevo nebo vpravo od adresového pole. Tyto údaje jsou členěny do tří skupin oddělených svislou mezerou:

• V první skupině údajů je pořadí pevně stanovené. V obchodních dopisech se uvádí značka dopisu, na který se reaguje, jeho datum a značka dopisu, na který se odpovídá.
• Druhá skupina začíná jménem pracovníka, který dopis vyřizuje. Následují údaje o spojení s tímto pracovníkem, které je možné upravit. Například místo údaje o faxu lze použít údaj o mobilním telefonu apod.
• Třetí skupinu odvolacích údajů tvoří datum. Tyto údaje se píší do řádku pod adresové pole. Počet sloupců lze upravit a jednotlivé údaje lze seskupovat podle potřeby. Každý odvolací údaj začíná psát pod prvním písmenem popisku a nesmí přesahovat do dalšího sloupce. 

Co nesmí chybět v dopise?

V první řadě nesmí chybět v dopise předmět/název dopisu, který stručně vyjadřuje jeho obsah. Píše se pod dolní hranicí adresového pole nebo pod posledním řádkem odvolacích údajů po vynechání mezery minimálně 2 řádky. Píše se od levého okraje, začíná velkým písmenem, neukončuje se tečkou. V případě emailu se zvýrazňuje většinou tučně.  Mezi předmětem dopisu a oslovením se vynechávají 2 řádky. Oslovení píšeme od levého okraje a zakončujeme ho čárkou. Navazující text dopisu pak začíná malým písmenem. 

Oslovení v dopisech

1. V dopisech adresovaných obecně firmě či organizaci píšeme oslovení např.: ‘Vážená paní’ / ‘Vážený pane’, ‘Vážení přátelé’, ‘Vážení klienti’, ‘Vážené paní’ / ‘Vážení pánové’ atd.
2. Pokud je dopis adresován konkrétní osobě, je třeba oslovit přímo tuto osobu. Pokud tento adresát nemá titul ani vedoucí funkci, oslovujeme ho příjmením. Například: ‘Vážená paní Nováková’.
3. Pokud daná osoba má akademický titul, oslovujeme jej tímto titulem. Například: ‘Vážená paní inženýrko’, ‘Vážený pane magistře’, ‘Vážený pane doktore’, ‘Vážený pane profesore’.
4. V případě, že se jedná o osobu, která ve firmě zastává významnější pracovní funkci, tak ji oslovujeme touto funkcí. Například: ‘Vážený pane starosto’, ‘Vážená paní ředitelko’, ‘Vážená paní ministryně’, ‘Vážený pane předsedo’.

Vzory dopisů

Sháníte vzor obchodní korespondence/obchodního dopisu, nebo vzor dopisu na úřad? Pod následujícími odkazy naleznete vzory, které vám k napsání dopisu pomohou:

• obchodní dopis vzor
• úřední dopis vzor

Studujte kurz asistentky

Jak má vypadat oficiální dopis?

Oficiální dopis má určitá pravidla, která je důležité dodržovat. Zde jsou některé obecné pokyny pro psaní oficiálního dopisu:

• Adresy: Dopis začíná adresou odesílatele vaše adresa a následně adresou příjemce. Místo a datum odeslání se uvádí v 1. pádě, např. Liberec, 15.7. 2024.
• Předmět: Píše se heslovitě a věcně, například: Žádost o příspěvek na bydlení.
• Oslovení: Dopis začíná oslovením v 5. pádě.
• Text dopisu: Používejte spisovný jazyk, vyvarujte se hovorových výrazů a vulgarit. Stručně a přesně vyjádřete své myšlenky. Volte kratší věty a odstavce pro lepší porozumění
• Podpis: Podpis píšete vlevo pod závěrečným pozdravem, např. S pozdravem.
• Přílohy: Pokud máte přílohy, upozorněte na ně pod posledním řádkem textu.

Obchodní korespondence v angličtině 

Psaní v angličtině vyžaduje dodržování obecných pravidel formálního dopisu. Struktura obchodního dopisu v angličtině začíná datem a adresou odesílatele na levé straně. Adresu příjemce umístěte na pravou stranu nebo jako součást hlavičky. Dopis může obsahovat úvod, hlavní část a závěr s podpisem. Používejte plné tvary slov např. “It is” místo “It’s”.