Platná norma upravující pravidla obchodní a úřední korespondence je základním kamenem pro práci každého, kdo připravuje oficiální dokumenty ve firmě.
Máte-li na starost psaní či finální úpravu korespondence, správné použití českého jazyka by mělo být vaší vizitkou. Zvláště, pokud zastupujete celou firmu či nadřízeného pracovníka na vysokém postu. Do oficiálních dokumentů rozhodně nepatří pravopisné chyby a nespisovné výrazy. Nicméně problematika korespondence je mnohem složitější – má svá pravidla a zákonitosti. Např. při mylném napsání čísel se změní částka u cenové nabídky, anebo při vystavení faktury vám odběratel zaplatí úplně jinou sumu.
Pracujete-li jako asistentka či sekretářka, je vhodné mít po ruce vždy pravidla českého pravopisu a dobře znát zavedená pravidla a normy. Od roku 2014 je v platnosti norma ČSN 01 6910 – Úprava dokumentů zpracovaných textovými procesory. V ní najdete vše potřebné ohledně obchodní a úřední korespondence. Věnuje se také úpravě e-mailů, textů, tabulek, psaní zkratek, čísel, kalendářních dat a časových údajů.
Vše je v souladu s dnešní jazykovou praxí. Ta je trochu volnější a přijatelnější pro širší okruh lidí. Psaní není už tak úzkoprsé jako bylo dříve, nicméně i nyní platí určité zákonitosti.
Obsah
Firmy by měly mít jednotný styl formátování
Úprava textu musí odpovídat svému významu. Firmy by se měly držet jednotného stylu formátování. Nevypadá dobře, když každá písemnost ve firmě je v jiném fontu, úpravě či s jinou hlavičkou. To nepůsobí profesionálně. Sekretářka či asistentka by si měla najít jednu variantu psaní korespondence a té se držet. V ideální případě si každá firma nastaví svůj vlastní typ písma, jeho velikost, zpracování odstavců, mezer a číslování stránek.
Názvy firem
Mnoho firem chybuje v psaní zkratky u názvů společností. Zpravidla se nejčastěji jedná o akciovou společnost či společnost s ručením omezeným. Za názvem firmy se pak uvádí zkratka podle toho, o jaký typ společnosti se jedná.
Ve zkratkách složených z více zkratek se píše tečka a mezera za každou z nich.
Postupuje se podle následujících platných pravopisných pravidel:
Akciová společnost – a. s.
Společnost s ručením omezeným – s. r. o.
Právní úprava firmy je od jejího samotného názvu oddělena čárkou. Za každým písmenem zkratky je mezera.
Např. Orange Academy, s. r. o.
U anglických názvů firem je to složitější. Mnoho z nich používá znak & (ampersand), který vychází z latiny. Češi si s ním často neví rady, proto jsou pravidla jeho použití volnější. Ampersand je od ostatních slov většinou oddělován mezerami. Můžete ovšem narazit i na ustálená slovní spojení, ve kterých se tento znak píše bez mezer. Jestliže si nejste jistí, podívejte se na webové stránky společnosti, hlavičku nebo např. do justice.cz, kde je přesně zapsaný název společnosti v obchodním rejstříku. Jestliže se jedná přímo o zahraniční firmu, dají se dohledat rejstříky firem v téměř každém státě volně na internetu.
Např. Johnson & Johnson se píše s mezerami, naopak H&M či F&F jsou vždy dohromady.
-
- Dříve se psala jen tištěná korespondence.
Čísla bankovních účtů
Číslo bankovního účtu je jedním z nejdůležitějších údajů na fakturách, smlouvách a dalších písemnostech. Je tedy nutné je uvádět ve správném tvaru. Předčíslí účtu se od základního tvaru čísla odděluje spojovníkem, čtyřmístný kód banky navazuje opět bez mezery a je vždy oddělen lomítkem.
Např. správně napsané číslo bankovního účtu se píše takto 12-123456789/1234
U mezinárodních účtů je to opět trochu složitější. Skládají se ze dvou velký písmen kódu země, dvou číslic kontrolního čísla a maximálně 30 číslic a velkých písmen reprezentujících banku a číslo účtu v dané bance. Délku a uspořádání poslední části bankovního účtu si určuje každá země zvlášť.
Mezinárodní číslo bankovního účtu např. IBAN FR14 2004 1008 0502 0007 3M05 609
Peněžní částky
Pozor na správné psaní číslic, a to obzvlášť v případech, kdy se jedná o vyjádření ceny při uzavírání smluv, zasílání obchodních nabídek nebo v obchodech. Pro snadnější přečtení vyšších finančních částek se obvykle dělí číslice do skupin po třech a oddělují se mezerou. Další variantou je oddělování tečkami.
„Ať už zvolíte jakoukoliv možnost, dodržujte jednotnou úpravu ve všech dokumentech.“
Např. 12 345 nebo 12.345
Při psaní souvislého textu je možné nečlenit čtyřmístná celá čísla. Je tedy možné napsat dohromady třeba 1234. Varianta psaní všech slov čísel dohromady se používá na složenkách a podobných dokumentech. Jinde se píší zvlášť.
Např. správné slovní vyjádření čísla 12 345, je tedy dvanáct tisíc tři sta čtyřicet pět.
Podepisování a oslovení u korespondence
Norma se týká i používání češtiny při podepisování oficiálních písemností – smluv, nabídek, obchodních sdělení apod. Chybu asistentky dělají často už na začátku e-mailu či dopisu, a to když pro oslovení nepoužijí pátý pád.
Např. Dobrý den pane Novák je špatně. Správně je Dobrý den pane Nováku.
Normu vydal Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví. Řídí se Pravidly českého pravopisu, Akademickou příručkou českého jazyka a současnými doporučeními Ústavu pro jazyk český Akademie věd České republiky. Plné znění normy ČSN 01 6910 Úprava dokumentů zpracovaných textovými procesory najdete v Informačním centru Úřadu pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví a prostřednictvím služby ČSN online http://csnonlinefirmy.unmz.cz/ nebo http://csnonline.unmz.cz/.
Chcete se dovzdělat v této oblasti? Absolvujte kurz asistentky a osvojte si psaní korespondence podle aktuálně platných pravidel!
Zdroj: Podnikatel.cz, Ústav pro jazyk český, Česká agentura pro standardizaci
