Jste-li firma alespoň o několika zaměstnancích, máte určitě nastaveny ve firmě minimálně základní interní procesy. Firma je živý organismus a vyvíjí se. Čas od času se podívejte, zda jsou tyto vnitřní procesy stále aktuální. Nemusí se hned jednat o detailní audit. Stačí se sejít s kompetentními zaměstnanci a prodiskutovat, co funguje dobře a kde udělat změnu.
A dobrým impulsem k takové revizi je doba, kdy zjistíte, že potřebujete svůj tým rozšířit. V tomto článku se podíváme na to, co udělat, než vůbec podáme inzerát na novou pracovní pozici.
Kdy je vhodné interní procesy revidovat?
Každý nábor nového zaměstnance je příležitost projít si nastavení interních firemních procesů. Zhodnotit, zda názvy pracovních pozic i jejich náplň odpovídají tomu, co aktuálně lidé dělají. Možná zjistíte, že se jejich pracovní činnost s ohledem na potřeby firmy změnila. Nebo se potřebné úkony rozrostly a je třeba tuto pozici rozdělit na dvě. Položte si také otázku, zda názvy pozic stále odpovídají realitě. V rámci firmy tak bude každému jasné, na koho se s čím obrátit. Jaké má kdo kompetence a povinnosti. Nově obsazovaná pozice bude také čitelnější pro případné zájemce.
Při takové revizi interních procesů často zjistíte, že stačí práci dobře přerozdělit a nikoho hledat nemusíte. Ušetříte si čas a peníze na zbytečné výběrové řízení. Případně se ukáže, že potřebujete posilu ve zcela jiné oblasti, než se na první pohled zdálo. Je dobré mít ve vlastní firmě přehled a vést ji efektivně. K tomu slouží nastavení procesu průběžné kontroly.
Komunikujte s týmem a naslouchejte
Každá změna interních procesů se musí dobře komunikovat směrem dovnitř firmy. Zaměstnanci se na změny lépe adaptují, když je mohou sami ovlivnit. Proberte navrhované změny na poradě a vyslechněte názor zaměstnanců. Mnohdy naleznete opravdovou studnici nápadů. Stačí dobře poslouchat, a to co vám dává smysl, postupně uvádět do praxe.
Proč je dobré řešit interní procesy s týmem? Zejména v malých firmách toto funguje dobře. Zvyšuje to loajalitu k firmě i sebedůvěru zaměstnanců. Řekněte jim ale otevřeně důvod, proč se jich ptáte. Nevzniknou tak domněnky a obavy, že chcete kritizovat jejich práci. Nebo dokonce, že je jejich pozice ohrožena. Výhodou je, máte-li interního personalistu, který umí jednat s citem a ohledem na povahové nastavení jednotlivých zaměstnanců. Přečtěte si článek: Proč je dobré mít interního personalistu?
Jak se taková revize dělá?
Sepište si cestu produktu k zákazníkovi:
- kde a jak získáte klienta?
- jak probíhá první kontakt?
- jakým způsobem proběhne objednávkový proces?
- jak probíhá samotný prodej a doručení zakázky klientovi?
- jaké jsou následující administrativní kroky (faktura, párování plateb atd.)
Jednotlivé kroky si definujte velmi konkrétně a se všemi detaily:
- kolik lidí se na zakázce podílí
- jaké jsou jejich povinnosti a kompetence
- jaká je časová dotace na jednotlivé činnosti
Revize zaměstnanců:
U každého zaměstnance projděte jeho pracovní činnost. Zvažte možnosti zefektivnění. Zvažte možnosti automatizace (zasílání faktur, párování plateb, e-mailing, outsourcing )
Po vyhodnocení zjistíte, zda opravdu potřebujete další posilu do týmu. Budete také vědět, na kterém místě. Budete schopni novou pracovní pozici jasně definovat a přilákat adekvátní zájemce.
Baví vás práce s lidmi a láká vás personalistika. Přihlaste se na kurz personalistiky online nebo prezenčně.
