Chcete vytvářet faktury zdarma online? Přečtěte si náš článek a dozvíte se, jak to udělat snadno a rychle. Nabízíme vám tipy na nejlepší nástroje a šablony pro fakturaci.
Obsah
Co je faktura zdarma a pro koho je určena?
Faktury zdarma jsou určeny pro podnikatele a živnostníky, kteří potřebují vystavovat faktury svým zákazníkům a dodavatelům. Faktury zdarma jsou vhodné zejména pro ty, kteří nemají velký objem fakturace a nechtějí platit za drahé účetní programy nebo služby. Kde je najdete? Existují online portály nebo aplikace, které umožňují snadné a rychlé vytváření a odesílání faktur. Tyto doklady jsou v souladu s platnou legislativou a obsahují všechny potřebné údaje pro správné zdanění.
Jaké jsou zákonné požadavky na faktury v České republice
Faktury v České republice musí splňovat určité zákonné požadavky, které se liší podle toho, zda je dodavatel plátce nebo neplátce daně z přidané hodnoty (DPH). Faktura je účetním a daňovým dokladem, který dokládá uskutečnění plnění mezi dodavatelem a odběratelem. Faktura musí obsahovat následující náležitosti:
- jméno, příjmení a adresa, případně název a sídlo firmy (uvádí se u dodavatele i odběratele),
- IČO a DIČ dodavatele,
- údaj v jakém rejstříku jste zapsaní,
- informaci, že dodavatel je plátce nebo neplátce DPH,
- popis zboží nebo služby,
- množství a cena za zboží nebo službu,
- typ dokladu a číslo faktury,
- datum vystavení a splatnosti faktury.
Plátce DPH uvede taktéž:
- základ daně, sazbu daně a výši daně v českých korunách,
- datum uskutečnění zdanitelného plnění.
Kdo nabízí online faktury zdarma?
Existuje několik firem, které nabízejí online faktury zdarma:
- SuperFaktura
- iDoklad
- Fakturovač
- Fakturoid
- Fakturačka
Většina těchto firem má v rámci nabídky zdarma určitá omezení. Nejčastěji omezení počtu vystavených faktur, počtu zákazníků, kterým fakturujete, případně omezení na pouze neplátce DPH. Aktuální nabídku si ověřte přímo u poskytovatele.
Canva
Jedná se o online nástroj pro navrhování grafických materiálů, který umožňuje vytvářet různé typy návrhů, jako jsou prezentace, videa, sociální sítě, brožury, plakáty nebo loga. Lze ho také použít na vytváření faktur zdarma, ale s některými omezeními:
- Canva není specializovaný fakturační nástroj, takže neumožňuje například párovat platby z banky nebo odesílat upomínky.
- Canva nabízí několik šablon pro faktury, které lze upravit podle potřeby, ale nevypočítává automaticky celkovou sumu k úhradě a výši DPH.
- Canva není určena pro české uživatele, takže některé funkce nebo položky mohou být v angličtině nebo jiném jazyce.
Lze použít pro faktury zdarma i Excel?
Existují některé šablony, které lze stáhnout nebo upravit online:
- Faktura za služby s odpočtem záloh – umožňuje vystavit fakturu za poskytnuté služby a odečíst zálohu nebo platbu předem.
- Základní faktura s jednotkovou cenou – umožňuje vystavit fakturu s jednoduchým designem a vypočítat celkovou částku na základě počtu a ceny jednotlivých položek.
- Faktura s výpočtem součtu – umožňuje vystavit fakturu s barevným designem a automaticky vypočítat součet, daň a celkovou částku.
Některé nevýhody využívání faktur zdarma vytvořených v Excelu jsou:
Excel není specializovaný fakturační nástroj, takže neumožňuje:
- párovat platby z banky,
- odesílat upomínky,
- integrovat se s dalšími aplikacemi.
Excel vyžaduje znalost jeho funkcí a vzorců, aby bylo možné správně vytvořit a upravit faktury. Pokud se v Excelu neorientujete, můžete udělat chybu nebo ztratit čas.
Excel není určen pro sdílení faktur online nebo pro jejich snadné tisknutí. Pokud chcete odeslat fakturu emailem nebo ji uložit do cloudu, musíte ji nejprve uložit jako PDF nebo jiný formát. Pokud chcete fakturu vytisknout, musíte si nastavit správnou velikost papíru a okraje.
Jak najít nejlevnější systém pro plátce DPH?
Jste plátce DPH a potřebujete vystavovat faktury s odpočtem záloh? V tom případě se vám v rámci poměru cena/výkon vyplatí šáhnout po již hotové, sofistikované variantě nabízené některým z uvedených poskytovatelů. Nebudete vymýšlet již vymyšlené.
Tyto firmy mají:
- své produkty velmi propracované,
- sledují aktuální legislativní požadavky,
- navíc jsou velmi uživatelsky přívětivé.
Můžete dát přístupy do systému rovnou i vaší paní účetní. Párování s bankou je samozřejmost, logo a QR kód jakbysmet. Někdy se vyplatí věnovat se tomu, co vás živí a kvalitní služby outsorcovat.
Kdy je tedy lepší využít placenou verzi nástrojů na vystavování faktur?
Faktury zdarma jsou sice pohodlné a úsporné řešení pro fakturaci, ale nemusí vyhovovat všem potřebám podnikatelů a živnostníků. Někdy je lepší využít placenou verzi nástroje, která nabízí více funkcí a možností. Placená verze nástroje se může vyplatit například v těchto případech:
- Máte velký objem fakturace a potřebujete vytvářet a spravovat více dokumentů za měsíc. Některé nástroje nabízejí faktury zdarma jen do určitého limitu počtu dokumentů za měsíc, například 5 nebo 10. Pokud tento limit překročíte, musíte zaplatit poplatek za další dokumenty nebo přejít na placenou verzi.
- Potřebujete propojit fakturaci s dalšími systémy nebo aplikacemi, jako jsou účetní programy, eshopy, bankovní účty nebo platební brány. Některé nástroje nabízejí možnost integrace s těmito systémy nebo aplikacemi jen v placené verzi, která umožňuje automatizovat a zjednodušit procesy spojené s fakturací.
- Potřebujete mít více uživatelů nebo společností v jednom nástroji. Některé nástroje nabízejí možnost vytvářet a spravovat faktury pro více uživatelů nebo společností jen v placené verzi, která umožňuje sdílet a delegovat práva a povinnosti mezi různými osobami nebo subjekty.
- Potřebujete mít více možností nastavení a přizpůsobení faktur. Některé nástroje nabízejí možnost upravovat a přizpůsobovat vzhled a obsah faktur jen v placené verzi, která umožňuje například změnit barvy, fonty, pozadí, loga, razítka nebo podmínky platby.
Existují ještě papírové faktury?
Ano, stále se můžete setkat s tím, že dostanete do ruky papírovou, ručně vyplněnou fakturu na formuláři. Často tento způsob využívají např. řemeslníci, opraváři, revizní technici apod. Výhodou pro ně je zejména to, že fakturu mohou vyplnit kdekoliv v terénu. Jedná se ale o zastaralý a nepraktický způsob. Dnešní doba nahrává spíše digitalizaci.
Budoucnost fakturace
Budoucnost fakturace se zdá být směřována k elektronické podobě. Rychle postupující digitalizace umožnila celý proces vystavování faktur nejen výrazně urychlit, ale především z velké části automatizovat. Elektronická fakturace nabízí mnoho výhod, jako je snadné generování PDF faktur, online přístup bez instalace, široká paleta funkcí, jistota souladu s aktuální legislativou, možnost vybrat si grafické náležitosti faktury či možnost spárování plateb s bankou
Faktury v historii
Faktury se jakožto způsob záznamu ekonomických transakcí začaly používat již v pravěku, kdy se ještě před vznikem písma například pomocí zářezů zaznamenávaly počty kusů dobytka a jiného majetku. Prvními písemnými fakturami byly hliněné tabulky se základními informacemi o transakci, které používali obchodníci v Mezopotámii už od 5. tisíciletí př. n. l. Od 16. do 17. století se faktury psané na papíře staly běžným dokumentem pro obchod a účetnictví. V 18. století se objevily první tištěné verze faktur a ve 20. století se začaly používat elektronické faktury. Uvidíme tedy, jak se bude fakturace vyvíjet v budoucnu.
Závěr
Faktury zdarma jsou skvělou možností pro podnikatele a živnostníky, kteří chtějí vystavovat faktury snadno a rychle bez zbytečných nákladů. Nabízejí je některé online portály nebo aplikace, které umožňují vytvářet a odesílat faktury v profesionálním vzhledu a v souladu s platnou legislativou. Nemusí však pokrýt všechny vaše potřeby a požadavky. Někdy je lepší využít placenou verzi nástroje, která nabízí více funkcí a možností, jako je integrace s dalšími systémy nebo aplikacemi, více uživatelů nebo společností v jednom nástroji nebo více možností nastavení a přizpůsobení faktur. Při výběru vhodného nástroje pro fakturaci je třeba zvážit své potřeby, požadavky a možnosti a porovnat nabídky různých poskytovatelů. Fakturace je důležitou součástí podnikání a je třeba jí věnovat dostatečnou pozornost a péči.
