Možná jste někdy neprávem považovali asistentku, recepční nebo sekretářku za osobu, která je snadno nahraditelná a nemusí nic extra umět. Stačí, aby vařila dobrou kávu. To se ale šeredně pletete. Asistentka je zpravidla klíčovou osobou ve firmě.
„Asistentka vyřizuje běžnou administrativní agendu pro vedoucí pracovníky. Obsluhuje kancelářskou techniku: kopírování, tisk i faxování. Na poradách a jednáních pořizuje zápisy. Zajišťuje objednávání a evidenci kancelářských potřeb. Sleduje a eviduje veškerou příchozí a odchozí firemní korespondenci.“
Obsah
Asistentka není pouhou vařičkou kávy
Chytří nadřízení moc dobře ví, jakým důležitým článkem je právě asistentka ve firmě. Jedná se o osobu, která má na starost první kontakt s klienty, potencionálními zájemci o práci, zvažujícími obchodními partnery apod.
A ten úplně první kontakt je rozhodující a může mnohé ovlivnit.
Asistentky jsou v každodenním písemném či telefonickém kontaktu i se stávajícími zaměstnanci a zákazníky. Málokterý šéf má přesměrovaný telefon přímo na svou osobu. Prvně jde vše přes sekretářku, která zprávy roztřídí na ty významné a méně důležité. To pak usnadní práci manažerům a dalším vedoucím pracovníkům.
Asistentka je také zvyklá elegantně a s úsměvem řešit problémy a nečekané situace, které mohou negativně narušit chod firmy nebo vztah se zákazníky.
Pozice asistentky je skvělým odrazovým můstkem
Jste absolvent čerstvě po škole nebo se vracíte do práce po letech na mateřské dovolené? Práce asistentky je skvělým odrazovým můstkem ve vaší kariéře. Nejen, že se na této pozici hodně naučíte, ale získáte skvělý přehled o dění ve firmě. Snadněji si tak představíte, zda by vás bavila spíše jiná pozice ve společnosti, anebo naopak zjistíte, že chcete pracovat jako asistentka i do budoucna.
Tip! Přečtěte si náš článek, jak se stát asistentkou.
Jaká je role asistentky? Zastává:
- komunikační kanál ve firmě;
- reprezentuje obchodní značku;
- tvoří image firmy.
Je nutné si uvědomit, že je důležitý každý detail. Po příchodu do firmy si všímáme recepční či sekretářky jako prvního člověka. Hodnotíme, jak je oblečená, jaký pořádek má na pracovním stole, případně jakou má puštěnou hudbu na pozadí. To vše nám utváří první dojem.
Zajímavou variantou je pracovat jako virtuální asistentka
Nechcete-li být klasickou sekretářkou a dojíždět každý den do práce, skýtá se zde řešení v podobě práce virtuální asistentky. Náplň práce je dosti obdobná, často je ale vykonávaná z domova. Buď v klasickém zaměstnaneckém poměru na home office nebo na živnostenský list (ŽL), případně na dohodu o provedení práce.
Pokud zvolíte tuto práci na ŽL, můžete pracovat pro více klientů současně. Sami si také určíte vaši specializaci. Nemusíte dělat všechno, ale jen to, v čem jste dobří a co vás baví.
Chcete se zdokonalit ve své práci, jste absolventem nebo hledáte novou práci? Vsaďte na rekvalifikační kurz asistentky!
Písemná nebo ústní komunikace?
Pro každou činnost se hodí jiná forma komunikace. Rovněž záleží na situaci. Někdy je písemný projev rychlejší, např. když chcete hromadně sdělit něco zákazníkům. Jestliže nastane problém u významného klienta, je lepší mu zavolat, případně se setkat osobně.
Výhoda všech písemností spočívá také v tom, že se jedná o lepší způsob archivace sdělení. To pak může sloužit pro kontrolu, kdy druhá strana tvrdí něco jiného, než zněla původní dohoda. Ve sporu se lze na písemnou korespondenci odkázat.
Pozor! Nezapomínejte vyplnit předmět e-mailu. A snažte se jej co nejpřesněji vystihnout. Ušetříte čas druhé straně a třeba i sobě, až budete později danou konverzaci dohledávat v odchozí či archivované poště.
