Chystáte se založit vlastní podnikání a zjišťujete potřebné informace? Pak vám jistě neuniklo, že budete potřebovat sídlo firmy, které bude zapsáno ve všech oficiálních dokumentech. Přinášíme vám vše, co potřebujete vědět o sídle firmy na jednom místě.
Jak založit firmu?
Založení firmy (neboli s. r. o. či společnosti) dnes již nepředstavuje tak obrovský problém jako kdysi, avšak v Česku se stále potýkáme s velkým množstvím byrokracie spojeným se založením. Řídí se dle zákona o obchodních korporacích, tedy zákonem č. 90/2021 Sb. K celému procesu budete potřebovat vyřídit hned několik záležitostí a dokumentů. Takže pouze ve zkratce:
- Zvolte název pro vaši budoucí firmu.
- Vyberete si vhodnou banku, kde následně musíte složit základní kapitál firmy.
- Vaše společnost se neobejde bez sídla s. r. o.
- Mezi potřebné dokumenty patří: Společenská smlouva, čestná prohlášení společníků, podpisové vzory.
- Zařídíte si živnostenské oprávnění.
- Vše necháte zapsat do notářského zápisu.
- Podáte žádost o zápis do obchodního rejstříku.
Celý proces může trvat zhruba 20 až 30 dní, takže si na něj vyhraďte dostatek času. Jak založit firmu si podrobně představíme v některém z následujících článků, nezapomeňte nás sledovat. Nyní se již však vrhneme na samotné sídlo firmy.
Kde umístit sídlo firmy?
Umístění sídla firmy byste si měli dvakrát rozmyslet již před založením podniku. Zákon uvádí, že by měl prostor sídla odpovídat typu vašeho podnikání. V případě e-shopů s drobným zbožím se tedy obejdete i se svojí běžnou adresou, avšak je dobré zvážit, zda skutečně chcete jako sídlo firmy zvolit vaše bydliště. V případě živnostenského listu je tento postup zcela běžný, avšak u společností s ručením omezením (s. r. o.) doporučujeme volit vhodnější prostory.
Vaše adresa se totiž uvedením do notářského zápisu stává snadněji dohledatelnou, což může vést k nechtěným návštěvám. Sídlo na osobní adrese také nepůsobí příliš profesionálně na vaše budoucí zákazníky, klienty nebo obchodní partnery.
Podmínky, které musí splňovat sídlo firmy:
- Musí být umístěno v České republice.
- Musí být dohledatelné a jasně definované.
- Bude uvedeno ve fakturačních údajích.
- Slouží ke kontrolám z nejrůznějších úřadů.
- Vlastník nemovitosti musí udělit souhlas s využitím adresy jako sídla s. r. o.
Pro sídlo firmy tedy využijte nejrůznější kancelářské prostory, provozovnu firmy nebo coworkingová centra. Můžete využít i pronajímanou nemovitost (kancelář, sklad apod.), avšak opět musíte získat souhlas majitele budovy.
Kde nahlásit sídlo firmy a jak jej založit?
Jste pevně rozhodnutí pro vhodné sídlo firmy? Svůj záměr tedy můžete začít realizovat tím, že získáte písemné prohlášení vlastníka nemovitosti o souhlasu užívání prostor, které nesmí být starší déle než 3 měsíce. Zajistěte si také výpis listu vlastnictví z Katastru nemovitostí. Tohoto dokumentu si nechte vyhotovit dvě kopie: Jednu pro živnostenský úřad a druhou uchovejte v dokumentech o založení firmy.
Poté sídlo s. r. o. nechte zapsat do zakladatelské listiny společnosti, obchodního rejstříku, na příslušném finančním úřadě a na pobočce České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ) a zdravotní pojišťovny.
Jak zařídit sídlo firmy?
Co když jej potřebujete změnit?
Z různých důvodů se může stát, že potřebujete sídlo v průběhu času přestěhovat. Nejedná se o příliš jednoduchou záležitost, proto je dobré volit sídlo firmy již na začátku podnikání s rozmyslet. Budete opět potřebovat souhlas vlastníka nemovitosti (případně i výpis z katastru) a poté podáte návrh ke změně sídla na rejstříkovém soudu v příslušném městě.
Dále budete muset zajistit souhlas všech společníků firmy se změnou nebo zápis valné hromady. Jestliže chcete sídlo přemístit v rámci jednoho města nemusíte dokládat rozhodnutí formou notářského zápisu. V opačném případě je nutné zajistit změnu zakladatelské listiny ověřenou notářem.
Nachystejte si správní poplatek 2 000 Kč, který po vás bude vyžadovat soud výměnou za kolek. Soud má 15 dní na rozhodnutí o změně sídla firmy. Jestliže dojde ke kladnému stanovisku, novou adresu nahlásíte:
- do 15 dnů na finančním a živnostenském úřadě.
- do 8 dnů na zdravotní pojišťovně a pobočce ČSSZ.
- do 90 dnů k přepisu v obchodním rejstříku.
Nezapomeňte adresu změnit také na zvoncích, webu a dalších internetových portálech, kde se vyskytuje.
Virtuální sídlo firmy je také cesta
Jestliže například pracují všichni zaměstnanci z domu na tzv. home office a vy nepotřebujete žádný sklad, kancelář nebo jiné prostory pro podnikání, možná netušíte, kam sídlo firmy umístit. Pro takové případy byly založeny společnosti zabývající se správou virtuálních sídel firem.
Většinou zaplatíte roční poplatek ve výši několika málo tisíc korun a pronajmete si tak adresu na prestižním místě například v Praze, Brně nebo Ostravě. Tyto společnosti často nabízejí další služby jako scanování došlé úřední korespondence apod.
Výhody a nevýhody virtuálního sídla
Mezi výhody virtuálního sídla patří:
- Prestiž adresy, která vám propůjčuje vhodnou image. Ačkoliv se v Praze pohybujete pouze párkrát do měsíce, můžete “z ní” v poklidu podnikat.
- Praktičnost při vyřizování obchodních záležitostí nebo při kontrolách z úřadu.
- Nehrozí vám stěhování firmy, jen protože se například stěhujete vy sami nebo potřebujete rozšířit sklady a tak dále.
Za nevýhody virtuálního sídla považujeme:
- Na jedné adrese může být nahlášeno více společností, což na prestiži spíše ubírá.
- Zákazníci, klienti a obchodníci vás reálně nenajdou na místě, pokud se s vámi nejprve nespojí a vy si nedomluvíte schůzku jinde.
- Spoléháte na práci někoho jiného, což může být problém především pro ty z vás, kteří mají rádi vše pod vlastní kontrolou.
Označení sídla společnosti
Vaše firma zdárně vznikla a byla zapsána do obchodního rejstříku? Máte důvod k oslavám, ale také ještě jednu povinnost. V zákoně je řečeno, že sídlo firmy musí být řádně označeno na viditelném místě. Označení by mělo obsahovat název společnosti a identifikační číslo. K označení můžete využít cedulku u schránky nebo zvonků budovy apod. Nezapomeňte adresu také uvádět ve fakturách, v razítku nebo třeba na webových stránkách.
