Pojem „datovka“ už jste možná někde slyšeli, avšak, co jsou to skutečně datové schránky, k čemu slouží a proč je dobré si je zřídit, se dozvíte v tomto článku. Také vám objasníme pro koho bude v roce 2023 zřízení datové schránky automatické.
V následujícím textu se dozvíte, k jakým účelům se vám bude datová schránka hodit, jak ji vyřídit a kolik času vám to zabere. Začneme vysvětlením pro laiky. Co tedy datová schránka je? Jedná se o speciální e-mailovou schránku. Její výhodou však je ověření totožnosti majitele. Každý dokument či smlouvu, kterou přes ni pošlete je brán jako vlastnoručně podepsaný. Hodí se zejména pro oficiální komunikaci se státními orgány, úřady nebo třeba pro odevzdání daňového přiznání elektronickou cestou.
Obsah
Proč mít datovou schránku?
Nyní si pojďme říct, co všechno lze vyřídit přes datovou schránku. Datové schránky slouží především k tomu, aby usnadnili komunikaci s úřady občanům žijícím v České republice i mimo ni.
Datovou schránku může využít např. na:
- žádost o vydání nových dokladů,
- žádost o sociální dávky,
- získání výpisu ze živnostenského, obchodního a trestního rejstříku,
- zjištění stavu bodového systému řidičů,
- zjištění bezdlužnosti na FÚ,
- změny v katastru nemovitostí,
- komunikaci se stavebním úřadem,
- podání daňového přiznání,
- podání přehledu o příjmech a výdajích zdravotní pojišťovně,
- podání přehledu o příjmech a výdajích OSSZ,
- omlouvání dětí ve škole apod.
Zřízení a provoz datové schránky sice slouží jako oficiální komunikační kanál s úřady a státní správou, ale jak vidíte sami na uvedených příkladech, má mnohem širší možnosti využití. Navíc nemusíte řešit fyzický či elektronický podpis. Zřízení datové schránky ocení i ti, kteří pobývají dlouhodobě v zahraničí a nemají možnost vybírat skutečnou schránku v domě či bytě.
Jako fyzická osoba nemáte povinnost zřizovat si datovou schránku. Nicméně vám může ušetřit mnoho času a běhání po úřadech. Díky pár jednoduchým krokům si můžete vyřídit většinu administrativy z pohodlí vašeho domova nebo kanceláře. Navíc je tato služba zdarma.
Zřízení datové schránky – návod krok za krokem
Datovou schránku si musí ze zákona povinně zřídit všechny státní organizace a právnické osoby. Pro soukromé a fyzické osoby podnikající na živnostenský list je to věc osobní volby. Mohou se rozhodnout sami za sebe, zda si schránku pořídí či nikoliv. Pokud však již „datovku“ máte, veškerou oficiální poštu budete mít právě tam, dopisy z úřadu vám přestanou chodit v papírové podobě do vaší schránky.
Pozor! Osoby, které mají zřízenou datovou schránku, mají od roku 2015 povinnost odevzdávat daňové přiznání pouze elektronickou cestou. Neučiní-li tak, např. nepodají přiznání k dani vůbec či jej odnesou na finanční úřad v papírové formě, budou nuceni uhradit pokutu ve výši 2.000 Kč, a to podle § 247a zákona č. 280/2009 Sb.
Tipy na 3 způsoby, jak zřídit datovou schránku
1) Osobně na Czech POINT
Czech POINT najdete na vybraných pobočkách České pošty, většině městských úřadů a pracovištích hospodářské komory. Žádost podáte rovnou na místě. Přihlašovací údaje si můžete nechat zaslat poštou nebo na e-mail.
Pokud si žádost o zřízení datové schránky nevyřídíte v místě Czech POINT osobně a pošlete vyřizovat jinou oprávněnou osobu, tak nemusíte dostat identifikátor a potvrzení o zřízení datové schránky na počkání. Žádost může chtít posoudit Ministerstvo vnitra.
2) Poštou
Na internetu si stáhněte formulář žádosti o datovou schránku, vytiskněte jej a vyplňte:
- ke stažení Žádost o zřízení datové schránky – fyzická osoba,
- ke stažení Žádost o zřízení datové schránky – podnikající fyzická osoba,
- ke stažení Žádost o zřízení datové schránky – právnická osoba.
Podepsanou žádost zašlete poštou na adresu Ministerstva vnitra. Pokud je žádost vyplněna správně a neobsahuje žádné chyby, ke zřízení schránky dojde do 3 dnů. Přihlašovací údaje obdržíte poštou.
3) Elektronicky
Žádost elektronicky můžete podat pouze tehdy, pokud vlastníte elektronický podpis. Jestliže ano, tak si stáhněte žádost, vyplňte a zašlete emailem na posta@mvcr.cz Přihlašovací údaje obdržíte na e-mail.
Přehledný návod k datové schránce najdete ve videu:
Jaké doklady potřebujete k vyřízení datové schránky?
Pro ověření totožnosti žadatele budete muset předložit platný občanský průkaz, cestovní pas či povolení k trvalému pobytu. Pokud za vás bude zřizovat schránku někdo jiný, bude muset mít vaši plnou moc. Podnikatel, který nemá zápis v Registru osob, bude potřebovat doložit dokument k oprávnění podnikání, právnická osoba musí dodat listinu dokládající zřízení statutu. V případě, že bude o datovku žádat statutární zástupce společnosti, neobejde se bez plné moci.
Přihlášení do datové schránky
Na potvrzení o zřízení datové schránky je uvedeno identifikační číslo datové schránky (ID) složené ze sedmi alfanumerických znaků. Heslo k ID vám přijde do 2 dnů dopisem nebo ihned na e-mail po osobním zřízení na Czech Pointu.
Následujte tyto kroky:
- otevřete v prohlížeči webové stránky „moje datová schránka“ a dejte „přihlásit se,“
- vyplňte ID a heslo,
- změňte heslo (při prvním přihlášení),
- v nastavení datové schránky si lze nastavit neomezenou platnost hesla, doporučuje se však měnit jej každých 90 dní.
Tip! Nechcete svou datovou schránku pravidelně kontrolovat? Nastavte si přeposílání zpráv do vašeho e-mailu.
Potřebujete datovou schránku pro své podnikání? Doplňte si znalosti v oblasti účetnictví a zbavte se strachu z finančního úřadu jednou provždy!
Automatické zřízení datové schránky 2023
Od roku 2023 budou datové schránky povinné
- Pro všechny nepodnikající právnické osoby, které ji zatím nemuseli využívat – nadace, společenství vlastníků jednotek, obecně prospěšné společnosti, spolky a různá sdružení.
- Pro všechny živnostníky a další OSVČ (tedy i ty, které nemají IČ).
Jak bude probíhat automatický přechod na datovku?
Ke zřízení datových schránek dojde postupně v období od ledna do března 2023. Podle Romana Vrby, ředitele odboru eGovernmentu Ministerstva vnitra, se předpokládá, že bude v tomto čase denně založeno cca 50 tisíc datovek, a to včetně víkendů. Současně obdrží každá dotčená osoba doporučený dopis s přístupovými údaji. Ten bude obsahovat uživatelské jméno, heslo a návod. Poté se stačí přihlásit do portálu mojedatovaschranka.cz.
Pozor! Nezapomeňte datovou schránku zprovoznit do 15 dnů po jejím zřízení, jinak bude automaticky zrušena a budete muset zažádat o nové přístupy.
Nezapomeňte si ihned nastavit notifikace. Ty slouží k tomu, abyste do datovky nemuseli chodit kontrolovat příchozí poštu každý den. Když vám tam nějaká dorazí, přijde vám upozornění e-mailem nebo přes SMS (za 3 Kč). Třetí možností, která je bezplatná, je příjem notifikací do mobilní aplikace Mobilní klíč eGovernmentu.
Datovky pro občany jsou zatím nejisté
Právní úprava aktuálně počítá s tím, že datovou schránku stát od 1. ledna 2023 automaticky zřídí také každému občanovi, který se po novém roce přihlásí k jakékoliv digitální službě státu s pomocí elektronické identity, tedy např. pomocí bankovní identity, identity občana nebo eObčanky.
Jak to ale skutečně bude, to není jisté. Ve schvalovacím procesu je pozměňovací návrh, který by měl automatické zakládání datovek pro fyzické osoby zrušit, založení datové schránky by bylo pořád dobrovolné. Vyjádřil se tak na Twitteru ministr vnitra Vít Rakušan v polovině října.
Zdroj: Datoveschranky.info, Finance.cz, Vimvic.cz, Mesec.cz
