Produktivita práce a tipy, jak ji zvýšit

Víte, co je produktivita práce? Jak se měří? Jak docílíte jejího zefektivnění? Pokud nevíte, nebo si nejste jisti, přečtěte si náš článek. Dozvíte se mimo jiné, proč je dobré produktivitu práce sledovat a jak s tímto ukazatelem pracovat.

Definice produktivity práce a ovlivňující faktory

Obecná definice produktivity práce

Produktivita práce znamená, že pracujete tak, aby byl z vaší práce co nejlepší užitek.

Ekonomická definice produktivity práce

Ekonomika pracuje s produktivitou jakožto matematickým faktorem. Jedná se o poměr výstupu ke vstupu. Veličiny vstupu a výstupu jsou přesně definovány s ohledem na posuzovanou situaci.

Jednoduše řečeno, abychom dosáhli lepší produktivity:

• zvyšujeme produkci výstupů,
• snižujeme náklady na vstupu.

Faktory, které mohou produktivitu práce ovlivnit:

• počet hodin odvedené práce člověkem,
• využití technologií a jejich úroveň.

Ekonomové při výpočtu produktivity práce používají parametry:

• obrat,
• výnos,
• EBITDA (zisk před započtením úroků, daní a odpisů),
• zisk,
• výkon,
• provozně hospodářský výsledek.

Jak produktivitu práce spočítat?

Chceme-li nějakou oblast fungování firmy zlepšit, je nutné vědět, jak na tom jsme a jakého výsledku chceme dosáhnout.

Nejjednodušší vzorec pro měření produktivity práce je obecně určen podílem výstupů a vstupů (účetní přidaná hodnota – neboli suma výkonů na jednoho zaměstnance).

Vzoreček pro výpočet:

produktivita práce = [příjmy – (výdaje + režie + odpisy + úroky + personální náklady)]: průměrný počet zaměstnanců.

Produktivita práce a klíčové ukazatele výkonu (KPI)

Jedná se o ukazatele aktuálních a budoucích měření. Pomocí nich lze analyzovat následující oblasti:

• peníze a finanční výsledky,
• zákazníky,
• vedení a interní procesy,
• týmy a lidské zdroje,
• projektové řízení, životní prostředí a komunitu,
• profesionalitu, inovace a učení.

Společnost musí mít stanoveny jasné cíle. Bez toho je obtížné určit:

• kam směřovat hlavní tok zdrojů,
• jak získat zákazníky,
• v čem zlepšit práci zaměstnanců,
• kde zefektivnit pracovní procesy.

Jak měříte produktivitu práce vy?

Nemusíte se hned pouštět do složitých tabulek a výpočtů. Pokud podnikáte jako OSVČ nebo máte menší firmu, vystačíte si s jednoduchou excelovou tabulkou.

Podívejte se na rekvalifikační kurzy

Co potřebujete ke zjištění produktivity práce vědět?

Jaké máte vstupy a výstupy. Kolik času, energie a peněz vás stojí vytvoření a doručení služby, či produktu. Odpovídá množství stráveného času a nákladů ceně? Jinými slovy, neprodáváte se pod cenou? Toto je častý problém zejména začínajících podnikatelů. Neznají reálnou produktivitu práce a umí spočítat cenovou kalkulaci svého produktu. Srovnávají se s konkurencí a následně jí přizpůsobují ceny.

Naše rada zní:

Nesnižujte cenu. Zvyšujte produktivitu práce. Můžete také zajistit přidanou hodnotu produktu, abyste nemuseli cenu snížit a zůstali konkurenceschopní. Zjednodušeně řečeno, hledejte způsoby, jak dosáhnout svého cíle, aniž byste museli více pracovat.

Věnujte pravidelně čas revizi svých podnikatelských činností. Zjistíte tak, jak byste mohli svou produktivitu práce zvýšit. Pro příklad uvádíme několik možností.

• Delegovat časově náročnou a nezáživnou činnost (spočítejte si poměr ceny a ušetřeného času).
• Automatizovat činnosti (nemusíte vystavovat faktury ručně, můžete také automaticky párovat platby, posty na sociální sítě si můžete nachystat na měsíc dopředu).
• Práce v blocích – velmi se osvědčuje sloučit podobné činnosti. Neodpovídat na každý email, hned když jej obdržíte. Nevkládat články na blog po jednom. Je to neefektivní, zdržuje vás to. A hlavně vám to snižuje produktivitu práce.

Mnoho lidí se domnívá, že zvýšit produktivitu práce lze pouze tím, že budou více pracovat. Omyl. Důležité je zefektivnit procesy. Můžete pracovat mnohem méně a mít přitom vyšší produktivitu práce.

Tipy ke zvýšení produktivity práce

Základním předpokladem ke zvyšování produktivity je vědět, jak na tom jsem v této chvíli.

Máte dobře stanovenu hodinovou sazbu či cenu produktu?

Toto je kámen úrazu mnohých začínajících, ale i zkušenějších podnikatelů a podnikatelek. Buď stanoví cenu na začátku podnikání a pak ji již téměř nerevidují. Nebo ji mají stanovenu od začátku na nereálných základech. Tento článek se nezabývá primárně cenotvorbou. Dnes tedy jen velmi stručná rada: spočítejte si, za kolik potřebujete produkt či službu prodat, abyste dosáhli svého cíle při standardní (nebo vámi požadované) pracovní době.

Zaznamenáváte si čas odpracovaný na projektech?

Můžete namítnout, že pokud podnikáte sami, je zbytečné vést si detailní evidenci pracovních činností. Může to být otravné. Ale není to zbytečné. Zejména pokud podnikáte z domu, může se stát, že váš soukromý a pracovní čas se prolíná. Zjistíte, že podnikání věnujete mnohem více času, než si myslíte. Vaše hodinovka rázem klesne mnohdy na velmi nízkou částku. Produktivita práce je tak velmi špatná.

Co vše si do odpracovaného času zaznamenávat?

Možná se vám to bude zdát troufalé, ale do práce na výrobku, na projektu, na službě si můžete, resp. musíte, započítat i nepřímé náklady. Do ceny patří také logistika, doprava, odborná příprava, průběžná školení, fixní náklady na podnikání, zajištění vhodného oděvu a vizáže apod. Můžete si tyto náklady zprůměrovat a stanovit nějaký koeficient, který do cenotvorby promítnete.

Co vám hrozí, pokud produktivitu práce nesledujete?

Pokud si svou produktivitu práce nijak nesledujete, či průběžně nevyhodnocujete, ztrácíte motivaci. Ztrácíte také přehled o tom, kolik vlastně vyděláváte. Neumíte stanovit přesnou cenu za produkt či službu. Váš volný čas je plynule rozmělněn a promíchán s časem pracovním.

Pokud pracujete pouze pro sebe, ještě se to dá akceptovat. Ale pokud odvádíte práci pro klienty a nemáte jasně nastaveny hranice produktivity práce, dostáváte se do problémů. Z dlouhodobého hlediska je tento přístup krátkozraký. Ušetříte sice čas na mnohdy otravnou evidenci. Ale nezjistíte včas, že náklady přerostly výnosy. A to může být velmi rychlá cesta na úřad práce.

Časté chyby ovlivňující produktivitu práce

Chybou je zaměřit se pouze na obrat, tržby, peníze. Můžete zvyšovat zisky a může se vám zdát, že produktivita stoupá. Ale zdání klame. Opravdu je vyšší produktivita práce, anebo to jen táhnete silou?

Při interních auditech v mnoha společnostech narážíme stále na stejné věci:

• Zaměstnanci nelogicky chodí pro materiál přes celou výrobní halu.
• Administrativní pracovník ukládá jeden dokument na osm míst. Proč? Protože se to tak dělá už roky a má to v zadání.
• Při tvorbě e-shopu si programátor sice všimne chyby, ale neopraví ji. V zadání má totiž jiný úkol a má na něj časovou dotaci. Je hodnocen za splnění úkolu při nepřekročení přiděleného času. Chybu tedy ignoruje. Až se na chybu přijde, znamená to pro společnost mnohem větší ztrátu, než proplatit pár minut navíc za aktivitu programátorovi.
• Zaměstnanci, ale i podnikatelé, často vykonávají zcela zbytečné činnosti, které jim již nepřináší žádnou přidanou hodnotu. Ale jsou to tak zvyklí dělat.

Další příklady snižování produktivity práce

Ve výrobních firmách se často setkáváme s tím, že se sledují jen výsledky. Projede, obraty, zisky. Ale už nikdo neřeší kazové či vadné výrobky, počet reklamací, nespokojených zákazníků, kterým se musí někdo věnovat, čas navíc, věnovaný dodatečným opravám, hledání materiálu v chaoticky vedeném skladu.

Kdo je zodpovědný za dobrou produktivitu práce?

Takto bychom mohli pokračovat, příkladů z praxe je nepočítaně. Možná si teď řeknete, to je jasné. Chyba je na straně zaměstnanců. Nejsou proaktivní. Nejsou efektivní. To se ale dostáváme k dalšímu omylu.

Chyba je na straně managementu. Jeho úkolem je revidovat pracovní procesy a zefektivňovat je. Zvyšovat tak produktivitu práce. Bohužel si ale dodnes spousta vedoucích pracovníků myslí, že jejich úkolem je stát s bičem nad zaměstnanci a vyžadovat vyšší pracovní nasazení.

Shrnutí závěrem

Už začínáte chápat, proč je sledování produktivity práce tak důležité?

Každá drobnost může hrát ve výsledku velkou roli. I ta nejmenší banalita, opakuje-li se často, vás stojí velké peníze. Můžete se udřít, můžete sedřít kůži ze svých zaměstnanců, a přesto se nehnete z místa. A přitom je to tak jednoduché.

Poznejte svůj business, své podnikání, svou firmu, svůj produkt či službu.

Pravidelně se ptejte, zda cesta vašeho produktu nebo služby k zákazníkovi dává smysl. Zda je efektivní. Můžete na té cestě něco vylepšit? Odstranit překážku? Co vám to přinese? Kde můžete ušetřit? Kde plýtváte časem, energií či penězi?

Sledovat produktivitu práce nemusí znamenat ponoření se do tabulek a vzorečků. Pokud jste menší firma, nastavte si jednoduchý systém, který vám vyhovuje. Máte-li zaměstnance, zaměřte se i na jejich motivaci a spokojenost. Spokojení a loajální zaměstnanci přispívají značnou měrou ke zvýšení produktivity práce. Na svou duševní a fyzickou pohodu myslete i v případě, že podnikáte sami.