Vrší se vám na stole faktury, smlouvy a příchozí pošta? Víte jaké jsou ve firmě interní směrnice? Máte citlivé dokumenty uložené na bezpečném místě? Znáte pravidla archivace dokumentů? Poradíme vám, jak na smlouvy a korespondenci od A do Z.
Jak na efektivní řízení a správu dokumentů?
Jestliže do firmy jakýmkoliv způsobem dorazí dokument, je zapotřebí znát pravidla pro příjem a evidování korespondence, smluv a dalších firemních listin. Většinou má příchozí poštu na starost určený pracovník, nejčastěji se ve firmě jedná o asistentku nebo sekretářku. Dokument může přijít poštou, e-mailem, datovou schránkou nebo jej odesílatel může sám doručit přímo na recepci společnosti, případně jej předat zodpovědné osobě.
Následovně je nutné daný dokument zaevidovat, předat jinému zaměstnanci, různě s ním dále pracovat a archivovat jej. Rozhodně není ideální takou listinu položit na pracovní stůl člověka, který by měl na písemnost rychle reagovat, může se stát že bude trvat příliš dlouho, až se dotyčný k vyřízení dostane. Může náhle onemocnět, vzít si dovolenou nebo jej přehlédne či založí mezi jiné papíry.
Spisová služba vám ušetří čas i nervy
Jak by měla vypadat správná cesta přijaté korespondence předtím než přijde na řadu archivace dokumentů? Sekretářka ve společnosti dokument přijme je-li v tištěné podobě. Po otevření obálky jej naskenuje a uloží do systému. Papírová podoba může být poté archivována. Výhoda spočívá v tom, že se již s klasickou papírovou verzí nemanipuluje, nepovaluje se nikde po stole, nebo není založená v pořadačích. Nehrozí tak ztráta nebo její znehodnocení, např. když byste danou listinu omylem polili kávou atd.
Tip! Výjimku tvoří smlouvy určené k podpisu a následné zaslání zpět adresátovi.
Nyní se pracuje pouze s elektronickou verzí korespondence. V systému si můžete sami nastavit pravidla pro zacházení s písemnostmi, případně můžete využít software pro tento účel určený. Více se k tomu dozvíte později v tomto článku.
Dodržujte pravidla pro rozdělování, zpracovávání a odesílání korespondence, smluv a dalších firemních dokumentů. K tomu slouží vnitřní předpisy společnosti. Tak má asistentka jasné pokyny, jak postupovat při vyřizování korespondence či stanovení důležitosti jednotlivých dokumentů. Lze využít analýzu ABC, Eisenhowerův princip či Paretovo pravidlo podle vašich preferencí. To je vhodné obzvlášť v případech, kdy se firma ohledně urgence vyřízení nevyjádří.
Např. může být komunikace ve firmě nastavena takto:
- příchozí pošta – vyřízení do 3 dnů,
- e-maily – vyřízení do 2 dnů,
- datová schránka – vyřízení do 24 hodin,
- osobní doručení – vyřídit do 24 hodin,
- telefonický kontakt – vyřídit okamžitě.
Samozřejmě se jedná pouze o orientační údaje. Rychlost vyřízení korespondence musí být posuzována komplexně z více hledisek.
Aplikace pro archivaci a správu dokumentů
Pro správu smluv můžete využít prostředí počítače, u větších společností je zajímavějším řešením přímo aplikace pro správu smluv. Díky tomu budete mít kompletní přehled nad vašimi smlouvami a možnost dopsat si k nim úkoly, poznámky atd. Všechny smlouvy budete mít k dispozici online, stačí je jen naskenovat do aplikace.
Např. aplikace Systém DOCU‑X DMS, EXON, Onesoft, Eira apod. pro správu a úpravu smluv, které umožňují ukládat smlouvy po naskenování a smlouvy v editovatelné podobě. Obsahují i šablony pro tvorbu smluv, připomínkování a schvalování a podpis celé smlouvy. Váš účet můžete propojit s celou firmou.
Archivace dokumentů ze zákona
Každá firma během svého podnikání eviduje nespočet dokumentů, jako jsou faktury, účetní doklady, smlouvy a jiná korespondence. Archivace dokumentů může být v papírové podobě nebo elektronická. Některé firmy preferují obě možnosti současně. Podmínkou však je uchovávat dokumenty v čitelném stavu po určený počet let. Vše stanovují jednotlivé zákony, které si představíme blíže. Doba archivace dokumentů se liší podle typu listiny a podnikatelského subjektu. Může se jednat o pět až třicet let. Pro archivaci se používají archivační krabice.
Mzdové listy a účetní záznamy s údaji pro účely důchodového pojištění je nutné uchovávat 30 let!
Archivace dokumentů – jak dlouho?
Jak dlouho musí firma uchovávat účetní závěrku, účetní a daňové doklady a mzdové listy?
Zákon o účetnictví (zákon č. 563/1991) § 31 a § 32
Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu, kterou stanovuje zákon, a to účetní závěrku a výroční zprávu po dobu 10 let, účetní doklady a záznamy, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let.
Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (zákon č. 499/2004 Sb.)
Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku jsou povinni uchovávat tyto dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií. Jedná se o zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy, jednací řády, dokumentace likvidace a zániku podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad, zprávy o auditu, výroční zprávy, smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem, dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek, ukázky vlastních propagačních materiálů a dokumentace atd.
Zákon o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.) § 27
Plátce DPH musí ze zákona uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období.
Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (zákon č. 582/1991 Sb.) § 35a
Archivovat se musí dokumenty týkající se zaměstnanců, jedná se o stejnopisy evidenčních listů – 3 roky, mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let (u starobního důchodu pouze 10 let), u obchodní společnosti a družstva seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady a přehled, kdy tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let.
Archivace e-mailů ve firmě
V České republice má každá firma povinnost převzít plnou kontrolu nad smazanými a archivovanými e-maily, a to díky evropskému nařízení GDPR po dobu až 10 let. Firmy mají zákonnou povinnost uchovávat elektronické záznamy podnikových dat včetně e-mailů. V případě právních sporů musí být všechny tyto záznamy dohledatelné, nespoléhejte se tak na obecné zálohování. Klasická výmluva, že daný soubor nemůžete najít, neobstojí.
Po uplynutí archivační povinnosti je vhodné písemnosti zlikvidovat. Nejvhodnějším způsobem je skartace.
