Jízda autem k podnikání neodmyslitelně patří a vést knihu jízd musí každý podnikatel, který ke svému podnikání využívá služební ale i soukromé vozidlo. Povinnost se týká plátců i neplátců DPH, kteří uplatňují skutečné výdaje jako OSVČ, nebo skutečné náklady ve firmě při vedení účetnictví. Jak má být tedy kniha jízd správně vedena?
Knihou jízd rozumíme speciální účetní doklad, který slouží jako podklad o jednotlivých jízdách. Slouží nejen jako finanční doklad, ale i jako doklad o bezpečnosti práce. Podoba knihy jízd je jasně daná v papírové i elektronické verzi a obsahuje údaje podle požadavků finančního úřadu a inspekce práce. Její správnou podobu vám představíme v dnešním článku.
Kniha jízd – doklad o bezpečnosti práce
Z hlediska BOZP je platný zákon č. 168/2002 Sb., kterým se stanoví způsob organizace práce a pracovních postupů, které je zaměstnavatel povinen zajistit při provozování dopravy dopravními prostředky, v platném znění. Znamená to, že není nutné vést klasickou knihu jízd, ale tzv. záznamy o době řízení a bezpečnostních přestávkách. Forma záznamů je jasně definovaná – záznamy se vedou denně v listinné formě či prostřednictvím technického zařízení – elektronicky.
Bezpečnostním přestávkám se věnuje zvlášť další zákon č. 168/2002 Sb. Zaměstnanec, který řídí dopravní prostředek a nevztahují se na něj zvláštní právní předpisy, nesmí překročit maximální dobu řízení, která je 4,5 hodiny. Za dobu řízení se považuje i přerušení řízení na dobu kratší než 15 minut. Po uplynutí maximální doby řízení, musí být řízení přerušeno bezpečnostní přestávkou, která trvá nejméně 30 minut, nenásleduje-li nepřetržitý odpočinek mezi dvěma směnami nebo nepřetržitý odpočinek v týdnu.
Bezpečnostní přestávka může být rozdělena do dvou částí v trvání nejméně 15 minut zařazených do doby řízení. Navíc během bezpečnostní přestávky nesmí zaměstnanec vykonávat žádnou činnost vyplývající z jeho pracovních povinností, kromě dozoru na vozidlo a jeho náklad. Bezpečnostní přestávky, přestávky na jídlo a oddech se mohou slučovat. Přestávky se neposkytují na začátku a na konci pracovní doby.
Důležité údaje knihy jízd
Po každé jízdě je potřeba do knihy jízd uvést:
- datum, kdy byla jízda vykonána;
- čas zahájení jízdy;
- čas příjezdu;
- dobu čerpání bezpečnostních přestávek;
- stav tachometru na začátku jízdy;
- stav tachometru na konci jízdy;
- místo výjezdu;
- účel cesty;
- cílové místo s údajem o navštívené osobě či firmě;
- záznam o čerpání pohonných hmot – uvést počet natankovaných litrů i cenu;
- informace o placení mýta.
Dále by kniha jízd měla obsahovat následující údaje:
- typ vozidla;
- SPZ;
- stav tachometru k 1. 1. a 31. 12.;
- zahájení činnosti a zahájení používání vozidla;
- ukončení činnosti a ukončení provozu vozidla;
- průměrnou spotřebu dle velkého technického průkazu.
Jak vést knihu jízd?
Jednotlivé záznamy z knihy jízd na sebe musí navazovat a musí být chronologicky uspořádány. Ideálními pomocníky jsou programy, které jsou na vedení knihy jízd speciálně určené. Elektronické knihy jízd jsou obecně používanější nejen proto, že šetří čas, ale údaje jsou připravené i na budoucí použití. Program automaticky vypočítá a doplní ujeté kilometry. Elektronickou knihu jízd si lze navíc pořídit jako součást účetního softwaru. Ulehčuje práci zejména v případě, kdy jsou pro podnikání využívána soukromá vozidla, kde je zapotřebí kromě evidence jízd souvisejících s podnikatelskou činností vypočítávat také náhrady za jejich použití.
Pro koho povinnost vést knihu jízd neplatí?
V případě, že OSVČ vede daňovou evidenci a uplatňuje skutečné výdaje s rozhodnutím využívat paušál na dopravu, kniha jízd není povinná. Prokazování skutečných výdajů odpadá a místo toho se každý měsíc platí paušální částka 5 000 korun za jedno auto.
