V dnešní hektické době je nezbytné naučit se správně využívat čas. Není divu, že je projektový management oblast s rostoucím zájmem. Čím dál více lidí má problémy s organizací práce i osobního života, nemají na nic čas, jsou v neustálém napětí a stresu.
S námi proniknete do plánování času, naučíte se správné vedení kalendáře a budete vědět, jak na efektivní řízení projektů. Dám vám také tipy na užitečné aplikace.
Hektický den se mění v boj s časem
Typický den manažera často spočívá v pouhém nahánění času. Den má jen dvacet čtyři hodin, což je pro člověka na vysoké pracovní pozici velkým oříškem. Bohužel to nezažívají jenom vysoce postavení manažeři, ale týká se to i maminek, které se snaží skloubit péči o rodinu s prací. Dobrou zprávou však je, že se dá projektový management naučit. Ano, můžete být výkonní, stíhat termíny a schůzky, přitom být však v klidu a nezažívat stres. Zbyde vám pak čas i na rodinu a osobní život, což oceníte nejen vy, ale i všichni kolem vás.
Pro řízení času se vám mohou hodit chytré aplikace pro mobilní telefony či počítač, ale o tom až za chvíli. Stejně tak se podíváme na to, jak plánovat a třídit úkoly podle priorit. Projektový management vám umožní pracovat sami se sebou a na vlastním sebepoznání, což je velkým přínosem pro každého člověka. Cílem je zjistit, jaké máme vlohy, talenty, v jakou dobu jsme nejvíce efektivní a jaké emoce nám pomáhají k většímu výkonu.
Delegování je pro projektový management základ
Pro mnohé nadřízené a osoby na vedoucích pozicích je to tím nejtěžším v jejich práci. Pocit, že jen oni sami dokáží udělat věci nejlépe a pořádně, je neúprosný. Pro majitele firem je situace ještě složitější. Ve chvíli, kdy se dostanou do situace, že jim firma vyroste a potřebují se do hloubky věnovat dlouhodobé marketingové strategii, je čas předat vedení firmy jiné kompetentní osobě. A to je velmi těžké rozhodnutí, avšak správný krok kupředu.
Předávání pravomocí v praxi
A jak to nejčastěji probíhá v praxi? Majitel společnosti (ředitel) na poradě vedení sdělí, že jistým lidem předává svou pravomoc, a že tím přebírají zodpovědnost za svá rozhodnutí. Nicméně opatrní majitelé si ponechávají právo veta. Pokud se jejich názor výrazně odlišuje, konečné rozhodnutí je na nich. Nicméně tímto krokem nic nekončí. Ke zbavení nesoucího břemene vede ještě dlouhá cesta. Jedna věc je předání velení, druhá vyrovnání se s touto skutečností.
Nejčastější chyby úspěšného předání vedení firmy
Hlavní odpovědnost za předání pravomocí je na majiteli firmy. Ten by si měl být svým rozhodnutím naprosto jistý. Neměl by vybírat kompetentní osoby jen s ohledem na míru jejich odborných znalostí a zkušeností. Ideální kandidát by měl umět převzít odpovědnost, učinit rozhodnutí, nést určitou míru rizika, být odvážný a stát si za svými názory.
Majitel musí mít dostatek odvahy, odhodlání a motivace, aby byl schopen předat vedení společnosti někomu jinému.
Nejlepší nástroje na řízení projektů a plánování času
Většina lidí na vedoucích pozicích tráví před obrazovkou počítače spoustu času. Kromě webových stránek a prostředí internetu si můžete zjednodušit svou práci s pomocí nejrůznějších nástrojů a aplikací pro řízení projektů, plánování času a vedení kalendáře.
1. Asana – pro snadné plánování času a vedení projektů
Jedná se o jednoduchý základní nástroj pro organizace a plánování úkolů. Umí propojit tým lidí včetně externistů mezi sebou. Přehledně tak sledujete průběh menších i větších projektů, vidíte co má kdo na starost, dokdy musí být úkoly hotové a jaké problémy se aktuálně řeší. Prostor je i na poznámky a nejrůznější nápady. V bezplatné verzi může být 15 členů.
Najdete ji na stránkách https://asana.com/.
Na podobném principu funguje např. Canban, Trello, Freelo apod.
2. Toggl pro přehledné měření času a reporty práce
Praktická aplikace sleduje a měří čas, který věnujete práci. Měříte si přehledně strávenou dobu u jednotlivých úkolů či činností. Report pak snadno odešlete svému nadřízenému. Tato aplikace se hodí především pro freelancery, které na základě těchto výstupních dat fakturují. Appka je k dispozici nejen v rozhraní webu, ale také pro mobily a rozšíření např. v prohlížeči Chromu. Je to jednoduché – stačí si zapsat název úkolu, stisknout tlačítko a po dokončení práce jej zase vypnout. V bezplatné verzi může být 5 členů.
Najdete ji na https://toggl.com/app/timer.
3. Canva – grafický design i pro začátečníky
Canva je úžasná aplikace v rozhraní webu, ale i v telefonu. Snadno a rychle vytvoříte na pár kliknutí grafiku od letáčků, vizitek, newsletterů, až po příspěvky na sociální sítě a intro na Youtube. Součástí je i rozsáhlá fotobanka, zvukové efekty, videa a další prvky. Můžete ji využívat zdarma, s čímž si často vystačíte nebo si připlatit pokročilejší funkce.
Vyzkoušejte sami na https://www.canva.com/.
