Někteří majitelé firem si neuvědomují, jak důležité delegování pro jejich byznys je. Bojí se předat zodpovědnost a tím brání růstu firmy a způsobují její nízkou efektivitu. Pokud mezi ně patříte, přečtěte si, jak se mu naučit!
Častou manažerskou chybou je neschopnost vzdát se kontroly. Tím se však připravují o drahocenný čas, který by mohli věnovat důležitějším činnostem. Vystavují se tak stresu, frustraci i riziku vyhoření! Proto je zásadní vědět, co delegování obnáší a ve správnou chvíli ho ve firmě aplikovat.
Co je to delegování?
Pojem delegování znamená přenesení pravomocí a úkolů zpravidla vedoucího pracovníka na podřízené. Jeho cílem je úspora času nadřízeného pro výkon důležitějších činností a redukce pracovní zátěže. Díky tomu může dojít ke zlepšení manažerských dovedností. Zaměstnancům pak přináší profesní rozvoj, ale také možnost dosažení vyšší motivace z práce i vyšších odměn. Podnik může zároveň díky delegování dosáhnout vyšší efektivity.
Jaké zásady je třeba dodržovat?
Aby bylo delegování efektivní a ve firmě fungovalo, je třeba dodržet několik zásad, mezi něž patří především:
- dobrá firemní kultura, která zahrnuje přenesení delegovaných úkolů na ty správné zaměstnance s dostatečnými znalostmi i schopnostmi,
- dostatečné časové kapacity vybraného pracovníka,
- nevměšování manažera po předání úkolu, čímž projeví podřízenému důvěru,
- adekvátní pracovní podmínky,
- schopnost zaměstnanců delegované úkoly realizovat.
Delegování úkolů vyžaduje kromě výše uváděných zásad také vzájemnou důvěru, dobré manažerské schopnosti (nejen delegování, ale také plánování či organizování) i vaši ochotu vzdát se kontroly a částečné autority. Ze začátku byste také měli být schopni připustit chyby, kterých se může podřízený dopouštět. Měli byste být i dobrými psychology a umět vycítit, když se zaměstnanec bojí nebo trpí obavami či nedostatkem sebevědomí. Tyto situace byste měli následně umět řešit.
Jaké povinnosti je vhodné delegovat?
Pokud se ptáte, jaké úkoly a povinnosti je vhodné na podřízené delegovat, pamatujte na to, že by mělo jít buď o ty, které jsou:
- rutinní povahy a lze je tak snadno naučit,
- okrajové, které příliš nesouvisejí s vaší hlavní manažerskou náplní práce,
- odborného charakteru, jež však vy již nemusíte vykonávat (za předpokladu splnění výše uvedených zásad).
Naopak se vyhněte delegování:
- pracovních aktivit vyžadujících mlčenlivost (např. práci s důvěrnými a osobními informacemi),
- nejasných a nesrozumitelných povinností,
- úkolů, na které by zaměstnanci nebyli připraveni,
- akutních povinností, na na jejichž předání není čas,
- neoblíbených úkolů*.
*Neoblíbené úkoly delegujte pouze v případě, kdy je to nezbytně nutné. Pracovníka byste zároveň měli něčím motivovat (např. odměnami apod.) nebo mu práci vykompenzovat kreativní činností.
Částečně pak můžete delegovat (např. na personalistu/ku):
- plánování, stanovení cílů a strategií,
- koordinování a organizování,
- hodnocení, motivování a odměňování zaměstnanců,
- kontrolování pracovních výsledků,
- další manažerské úkoly.
Fáze delegování aneb jak na to!
Především začínající podnikatelé, ale i ti zkušení mívají s delegováním problémy. Ať už se vám sype na hlavu řada povinností, na které sami nestačíte nebo o rozjezdu podnikání přemýšlíte, v následujícím textu vám pomocí několika fází prozradíme, jak delegovat a ušetřit čas na podstatné záležitosti.
1. fáze: Zamyslete se nad důvodem delegování
Abyste byli schopni některé úkoly přenechat podřízeným, musíte znát cíl. Chcete nový web? Zkvalitnit služby? Expandovat do zahraničí?
2. fáze: Sepište si seznam činností podnikání
Tato fáze vám pomůže ujasnit si, jaké činnosti a komu by měli být delegovány. Vypište všechny odpovědnosti, které:
- děláte vy (na denní, týdenní, měsíční, ale i roční bázi!),
- někdo jiný (účetnictví, PR apod.),
- neděláte, ale chcete/potřebujete dělat (na inovace a realizaci nápadů, testování nových produktů,…).
3. fáze: Určete úkoly, které budete delegovat
Z činností, které jste vypsali, vyberte několik, nebo celou oblast, na jejichž realizaci přijmete nového zaměstnance nebo je přenecháte někomu ze stávajících či si na ně najmete externistu (např. virtuální asistentku). Delegované úkoly by spolu měly ideálně souviset a navazovat na sebe. Tak se v nich váš podřízený lépe vyzná a pochopí je (především v situaci, kdy najímáte nového pracovníka).
4. fáze: Nastavte procesy
Teď, když víte, co a komu delegovat, potřebujete si ujasnit, jakým způsobem nové úkoly zaučíte, jak je budete zadávat a jak kontrolovat. Měli byste znát i jejich časovou náročnost. Pro nastavování procesů můžete používat nástroje projektového managementu (např.: Trello, Freelo či Procesoid), díky nimž budete mít nad procesy přehled.
5. fáze: Zaučte a posouvejte
Máte-li vše připraveno, můžete přistoupit k zaučení. Pamatujte však, že tím vaše práce manažera nekončí! Následně byste měli práci zkontrolovat a dát zpětnou vazbu. Čekejte, že ze začátku nebude pracovník jedničkou – úkol mu může déle trvat nebo v něm může chybovat. Buďte však trpělivý a klidně s ním jednotlivé kroky projděte. Tak společně odhalíte problém, ze kterého se může poučit a posunout!
Pokud se budete řídit všemi výše uvedenými radami, stanete se úspěšnějšími manažery a zefektivníte tak celé vaše podnikání!
Zdroj: managementmania.com, altaxo.cz, blog.freelo.cz
