Zřiďte si ve vaší společnosti moderní docházkový systém

Správa pracovní docházky je klíčovým prvkem efektivního řízení každé firmy – ať už jde o malou rodinnou firmu nebo rostoucí startup. Tradiční docházkové hodiny a papírové výkazy jsou dnes již přežitkem. Moderní elektronický docházkový systém nabízí jednoduché, přehledné a spolehlivé řešení, které šetří čas, peníze i nervy.

Evidence pracovní doby

Podle § 96 zákoníku práce má každý zaměstnavatel povinnost vést evidenci pracovní doby svých zaměstnanců. Tato povinnost se týká nejen běžné pracovní doby, ale také práce přesčas, noční práce a pracovní pohotovosti. Evidence musí být vedena u každého zaměstnance zvlášť a musí obsahovat začátek a konec každé odpracované směny, včetně dalších specifických údajů.

Zákon neurčuje formu, ale požaduje přehlednost a průkaznost.

Zákoník práce nestanovuje, jakým způsobem má být evidence vedena – může být papírová, elektronická nebo kombinovaná. Klíčové je, aby byla:

• přehledná – snadno čitelná a srozumitelná,
• průkazná – schopná obstát při případné kontrole ze strany inspekce práce,
• archivovatelná – slouží jako podklad pro výpočet mzdy, příplatků a dalších nároků.

Proč přejít na elektronický docházkový systém?

1. Přesnost a spolehlivost: Elektronické systémy eliminují chyby způsobené ručním zadáváním dat. Zaměstnanci se přihlašují pomocí čipových karet, mobilní aplikace nebo biometrie, což zajišťuje přesné zaznamenání příchodů a odchodů.
2. Úspora času: Automatizace docházky výrazně zjednodušuje práci personalistům a účetním. Systém generuje přehledné reporty, které lze snadno exportovat do mzdového softwaru.
3. Transparentnost: Zaměstnanci mají přístup ke svým docházkovým údajům, což zvyšuje důvěru a snižuje počet dotazů na HR oddělení.
4. Flexibilita pro malé firmy: Existují docházkové systémy zdarma nebo s nízkými náklady, které jsou ideální pro malé podniky. Nabízejí základní funkce bez složité implementace.

Jak vybrat jednoduchý docházkový systém?

1. Počet zaměstnanců

Ne všechny systémy jsou navrženy pro stejnou velikost firmy.

• Malé firmy často potřebují jednoduché řešení bez složitého nastavování. Mnohé systémy nabízejí bezplatné verze pro týmy do 10 nebo 20 lidí.
• Střední a větší firmy by měly hledat škálovatelné systémy, které zvládnou větší objem dat a umožní pokročilé funkce jako plánování směn nebo sledování přesčasů.

2. Způsob přihlašování

Moderní docházkové systémy nabízejí různé metody zaznamenávání příchodů a odchodů.

• Čipové karty nebo RFID – jednoduché a rychlé řešení, vhodné pro kanceláře i provozy.
• PIN kód – levná varianta, ale méně bezpečná.
• Mobilní aplikace – ideální pro týmy pracující na dálku nebo v terénu.
• Biometrie (otisk prstu, rozpoznání obličeje) – vysoká bezpečnost, ale vyšší pořizovací náklady.

3. Možnost integrace

Zvažte, zda systém umožňuje propojení s dalšími nástroji.

• Mzdový software – automatický přenos dat o odpracovaných hodinách výrazně usnadní výpočet mezd.
• HR systémy – integrace s personálními databázemi umožní lepší správu docházky, dovolených a nemocenských.
• Export dat – možnost exportu do Excelu nebo PDF je užitečná pro reporting a archivaci.

4. Cena

Docházkové systémy se liší cenou i dostupností funkcí.

• Docházkový systém zdarma – vhodný pro malé firmy, které potřebují základní funkce bez investic.
• Placené verze – nabízejí pokročilé možnosti, technickou podporu a vyšší bezpečnost.
• Cloudové řešení vs. lokální instalace – cloudové systémy bývají levnější na údržbu a dostupné odkudkoli.

Docházkový systém pro malé firmy

Malé firmy často nemají kapacity ani rozpočet na složité IT řešení. Právě proto je pro ně ideální jednoduchý docházkový systém, který je snadno dostupný, rychle nasaditelný a cenově přívětivý – často dokonce zdarma.

Malé podniky ocení systémy, které nevyžadují složitou instalaci ani odbornou konfiguraci.

• Cloudové řešení je ideální volbou – stačí se zaregistrovat, nastavit základní parametry a můžete začít. Není potřeba žádný server, IT tým ani speciální hardware.

Moderní docházkové systémy pro malé firmy jsou navrženy tak, aby byly uživatelsky přívětivé.

• Většina poskytovatelů nabízí průvodce nastavením, který vás krok za krokem provede celým procesem.
• Zaměstnanci se mohou začít přihlašovat prakticky ihned – přes webové rozhraní, mobilní aplikaci nebo jednoduchý terminál.

Pokud si nejste jisti, co přesně potřebujete, začněte s bezplatnou verzí docházkového systému.

• Tyto verze obvykle zahrnují základní funkce jako příchody/odchody, přehled docházky a export dat.
• Mnoho systémů umožňuje přechod na placenou verzi později, pokud se vaše potřeby rozšíří.

Studujte kurz personalistiky 100% online

Evidence docházky při práci na home office

V souladu s platnou legislativou mají zaměstnanci povinnost evidovat svou pracovní dobu, a to bez ohledu na to, zda pracují z kanceláře, nebo z domova. Práce na home office, ať už trvalá nebo příležitostná, vyžaduje stejně přesnou evidenci docházky jako práce na pracovišti. Existuje několik způsobů, jak tuto evidenci efektivně vést:

1. Virtuální terminál

Virtuální terminál je softwarová aplikace, která simuluje klasický docházkový terminál, jaký zaměstnanci znají z fyzického pracoviště. Je dostupný na mobilních telefonech, tabletech nebo počítačích. Uživatel se přihlašuje stejně jako na běžném terminálu a zaznamenává začátek, přestávky i konec pracovní doby.

2. Desktopová aplikace

Jedná se o samostatnou aplikaci, která umožňuje vzdálený přístup k docházkovému systému. Na rozdíl od virtuálního terminálu má vlastní uživatelské rozhraní, které může být přehlednější a funkčně bohatší.

3. Webová aplikace

Nejflexibilnější variantou je webová aplikace, která je dostupná přes běžný internetový prohlížeč. Zaměstnanec se přihlásí pomocí přístupových údajů a může okamžitě evidovat svou docházku bez nutnosti instalace jakéhokoliv softwaru.