Ať už pracujete jako marketingový specialista, auditor, projektový manažer či konzultant, vyhotovujete pro své zaměstnavatele nebo klienty reporty o vaší práci. Přečtěte si tipy, jak napsat report a působit profesionálně!
Co je reporting?
Reporting znamená podání přehledových zpráv o průběhu a stavu určitých pracovních úkolů.
Tipy, jak napsat report
I přestože se každý report liší dle oboru i činností, které jsou v něm zpracovány, vždy byste se měli při jeho psaní držet následujících rad.
Ujasněte si zadání reportu
Ještě předtím než se pustíte do psaní reportu, nejprve si ujasněte jeho zadání. Víte přesně, jaké informace do něj máte zahrnout? Komu a k jakému účelu bude zpráva sloužit? Dokdy ji máte vyhotovit? A především – co je jejím cílem? Pokud ne, zeptejte se na výše uváděné, jedině tak předejdete jejímu následnému přepracovávání.
Pokud vyhotovujete report pro klienta, domluvte se s ním na způsobu komunikace v průběhu jeho tvorby. Mělo by se jednat o jednoduchou a rychlou metodu. Preferujte prezentaci na osobní schůzce.
Zpracujte veškeré potřebné informace
Následně byste měli zpracovat veškeré potřebné informace. Sestavte si osnovu, která vám pomůže ujasnit si, jaké údaje a v jakém pořadí do reportu zahrnout. Pravděpodobně bude obsahovat informace o:
- konkrétních pracovních úkonech, které jste provedli,
- zhodnocení současného stavu (uvedení kladů a záporů),
- objasnění postupu vaší práce,
- výsledcích, jichž jste dosáhli,
- případné návrhy, které mají do budoucna přinést zlepšení.
Kromě obsahu by mělo být součástí reportu:
- titulní stránka,
- shrnutí,
- podmínky zadání,
- úvod,
- postup,
- zjištění,
- závěry,
- doporučení,
- přílohy.
Potřebujete-li podložit některé informace tabulkami či grafy, rozhodně tak učiňte! Pamatujte také, že někteří klienti nebo nadřízení jsou natolik pracovně vytížení, že nebudou číst celý report, ale například jen shrnutí. Dejte si na něm proto záležet a umístěte ho na začátek dokumentu. Krátký a výstižný text je lepší než sáhodlouhý, plný prázdných vět.
Zvolte vhodnou formální úpravu reportu
Až budete mít report po obsahové stránce napsaný, nezapomeňte ho vhodně formálně upravit. Zkontrolujte pravopis, i zda je zpráva srozumitelná a dobře se čte. Jazyk přizpůsobte firemní kultuře (zpracovaný report pro startup by měl mít zcela jistě jinou tonalitu než pro korporát). Snažte se ho přizpůsobit adresátovi.
Text rozčleňte na krátké odstavce o maximální délce pěti řádků. Vytvořte strukturu nadpisů a podnadpisů. Využívejte odrážek a číslovaných seznamů. Volte spíše kratší věty. V dokumentu vygenerujte automatický obsah a očíslujte stránky. Do příloh vložte seznam obrázků a tabulek. Ty také očíslujte.
Tip: Požádejte někoho ze svého okolí (ideálně kolegu, který dané oblasti rozumí), aby vám celý dokument zkontroloval a poskytl zpětnou vazbu. Jeho případné podněty zapracujte do zprávy.
Zdroj: openpolytechnic.ac.nz, wikihow.com, likeaboss.forbes.cz
