Nejen v životě, ale i v zaměstnání se nejednou setkáte se situacemi, kdy budete předávat zpětnou vazbu. Pokud se s pojmem zpětná vazba setkáváte ve svém zaměstnání pravidelně, určitě je dobré, abyste se zamysleli na tím, jak se nejlépe předávání zpětné vazby zhostit, aby byl její dopad co nejefektivnější.
Uvědomte si, že předávání zpětné vazby má několik pravidel a že kritiku za zpětnou vazbu v žádném případě označit nemůžeme. Pojďme se tedy společně podívat na to, jaká by měla zpětná vazba být a jakých zásad můžeme využít, aby její předání dopadlo na úrodnou půdu.
1) Zpětná vazba je objektivní
Objektivita je něco, s čím se nám kolikrát špatně pracuje, a necháváme se v mnoha situacích zmítat předsudky. Zkuste při předávání zpětné vazby veškeré tyto pocity odsunout. Zaměřte se skutečně na to, co hodnotíte.
Například v případě školení se zaměřte na způsob, jak bylo provedeno, jak byl prezentující připraven, co vám to školení dalo. Byli jste během školení vtaženi do obsahu? Líbila se vám prezentace? Měl prezentující příjemný projev? Nenudili jste se?
I přes to, že je prezentujícím člověk, kterého v běžném životě zrovna nemusíte, zkuste se od tohoto oprostit a skutečně objektivně zhodnotit výsledek školení. Aneb kopejte do míče, ne do fotbalisty.
2) Konkrétnost
Při předávání zpětné vazby buďte konkrétní. Skutečně se zamyslete nad tím, co hodnotíte a zamyslete se nad tím, jak chcete své hodnocení podat. Je to, co chcete říci nebo napsat smysluplné a váže se na konkrétní věci? Pokud ano, je to takto v pořádku. Pokud mluvíte v obecné rovině, může zpětná vazba vyznít všelijak a nedosáhnete toho, čeho byste mohli dosáhnout při konkrétní zpětné vazbě. Tedy se nedočkáte žádné změny, protože hodnocený nebude mít ponětí, co se vám na jeho přednesu/práci líbilo a co ne.
3) Stručnost
Stručnost jde ruku v ruce s konkrétností. Zpětná vazba by měla být co nejvíce úderná. Toho dosáhnete tehdy, když se zbavíte veškeré omáčky okolo daného sdělení.
Zvlášť u zpětné vazby, která nemusí být příliš líbivá, má spousta lidí problém sdělit svůj názor stručně. Snaží se obsah co nejvíce zjemnit kdejakými kudrlinami a pak z toho vlastně vzejde nijaká zpětná vazba, ze které si prezentující vůbec nic neodnese, protože i když se něco nelíbilo, tak to zřejmě nezanechalo nenávratné stopy.
Tip! Zajímáte se o personalistiku, vedení pohovorů a celkově máte rádi práci s lidmi?
4) Zpětná vazba neslouží k manipulaci
Ti, kteří nejsou v předávání zpětné vazby ještě příliš zběhlí, případně ti, kteří žádnou zpětnou vazbu ještě neobdrželi, mohou mít někdy pocit, že svého dosáhnou jen tehdy, když daného člověka vmanévrují do pozice, ve které jej potřebují mít. Na manipulaci během zpětné vazby naprosto zapomeňte. Není to etické, a hlavně se na to může lehce přijít.
Nezkoušejte tedy žádné zaručené techniky, které znáte a které vám v jiných situacích fungují. Snažte se být co nejvíce transparentní a upřímní, aby o sobě nebo o svých schopnostech člověk během vaší zpětné vazby nezačal pochybovat.
5) Zpětná vazba není ponižování
Zkuste se při předávání zpětné vazby vžít do kůže jejího příjemce. Vyzkoušejte si na chvíli jít v jeho botách. I kdyby byla práce, kterou odvedl, sebepříšernější vždy podávejte zpětnou vazbu slušně a bez ponižování. Mějte na paměti, že zrovna vaše zpětná vazba může člověku velice pomoci a příště odvede skvělou práci, protože v něm probudíte motivaci být ještě lepší.
Další chybou je, abychom příjemce zpětné vazby srovnávali s někým jiným. Pokud chcete člověka během zpětné vazby porovnat, porovnejte ho vždy s ním samotným. Dejte mu příklad toho, co se mu skutečně za poslední dobu povedlo, aby si z té situace mohl vzít příklad pro svou budoucí práci.
6) Zpětná vazba je diskrétní
Zpětnou vazbu nikdy nepředávejte před ostatními. Samozřejmě o diskrétnosti v tomto slova smyslu se bavíme tehdy, pokud nejde o hromadnou zpětnou vazbu. Když předáte člověku zpětnou vazbu mezi čtyřma očima, zvýší se tím tak i její účinek. Ať už je zpětná vazba pozitivní nebo negativní, během soukromého rozhovoru se mnohem lépe vstřebá a také si z ní hodnocený i více odnese. Nechá se lépe inspirovat, případně se bude, při pozitivní zpětné vazbě, cítit váženě a vaše zpětná vazba bude mnohem důvěryhodnější.
Tip! Rádi byste se dále vzdělávali v oblasti personalistiky, účetnictví nebo třeba v marketingu? Podívejte se na nabídku TOP kurzů pro letošní rok.
7) Nechejte vyjádřit i druhou stranu
V neposlední řadě je důležité, abyste nechali prostor pro vyjádření hodnocenému. V případě, že zpětnou vazbu předáváte z očí do očí, vyhraďte si na to dostatek času. Zpětná vazba, která není hromadná, je mnohem lepší a častokrát i přínosnější, jelikož si můžete mezi sebou spoustu věcí vysvětlit, pozastavit se nad nimi, najít i způsob řešení do budoucna.
Když je vaše předávání zpětné vazby u konce, přichází čas nechat také prostor pro vyjádření druhou stranu. Může jej využít na dotazy, sebereflexi, konstatování, případně s vámi může započít diskuzi, proč v něčem na zpětné vazbě nesouhlasí a co jste třeba nepochopili správně.
