Time management znamená v češtině řízení času. Správně nastavený time management pomáhá se zvýšením efektivity a účelného využití vašeho času. Pokud se budete řídit níže uvedenými tipy, jak si jej zlepšit, můžete ušetřit mnoho času denně a věnovat se příjemným aktivitám, na které vám třeba nezbývá čas.
Správná organizace času je velmi důležitou vlastností všech úspěšných lidí. Nezáleží na tom, zda jste vrcholový manažer, online marketér, řídíte důležité projekty nebo se zabýváte vlastním podnikáním. Každý z nás máme pouze 24 hodin denně, které je třeba vhodně využít jak po pracovní, tak osobní stránce života.
Obsah
Time management v pěti lekcích
Víte, že existuje mnoho účinných a v praxi ověřených metod nebo nástrojů, které vám mohou pomoci nastavit správný time management? Správná organizace času dokáže přímo zázraky a najednou najdete ten ztracený čas, který vám každý den protéká mezi prsty.
Pojďme se podívat na návod, jak zatočit s mrháním času. Postupujte po jednotlivých lekcích a dozvíte se mnoho tipů, jak správně sestavit time management.
Lekce 1: Kategorizujte
Rozdělte své každodenní činnosti i pracovní úkoly dle následujících kategorií. Klidně si můžete jednotlivé body napsat na papír a vytvořit si škatulky s kategoriemi, do kterých je budete přiřazovat.
Kategorie: Důležité a naléhavé zároveň
Tato škatulka by měla obsahovat největší “hořáky” ve vašem programu. Například projekty, kterým se blíží deadline nebo činnosti, které jsou nutné pro zdravý chod domácnosti, firmy a tak dále. Z pracovního hlediska pak ty nejpalčivější úkoly, které opravdu splňují obě dvě proměnné: důležitost i naléhavost.
Dost často se stává, že body v této kategorii vás spíše vyrušují od dlouhodobého cíle. Přepadnou vás z nenadání, naruší váš stanovený program a tím i celý den. Je potřeba si uvědomit, zda se opravdu jedná o takový problém, který musíte nyní řešit. V tomto případě je velmi důležité umění říct občas ne.
Kategorie: Důležité, ale nenaléhavé
Dále existují úkoly, které sice úplně nespěchají, ale přesto jsou velmi důležité. Mohou to být velké zakázky, na které sice máte dostatek času, ale jejich dokončení je pro vaši kariéru stěžejní.
S osobního hlediska by tato kategorie měla obsahovat činnosti, které vás nejrychleji dovedou k vašemu životnímu cíli nebo snu. Součástí každého dne by pak měl být alespoň jeden krok směrem k tomuto cíli. Pro tento postoj je důležité mít jasně promyšlené a stanovené hodnoty nebo také sny v životě.
Jedná se možná o nejdůležitější kategorii, které doporučujeme věnovat nejvíce času. Vyplatí se vám to!
Jak na správný time management?
Kategorie: Nedůležité a naléhavé
Naopak v této škatulce se nachází obvykle úkoly, které jsou z dlouhodobého hlediska nejméně efektivní a přináší nejmenší užitek. Patří sem činnosti, které musíte řešit hned, ale zároveň nejsou prioritní.
Jedná se o největší zabijáky času, pokud to jen trochu jde, snažte se těmto věcem vyhýbat nebo je delegovat.
Kategorie: Nedůležité a nenaléhavé
Mezi činnosti, které nejsou důležité ani naléhavé řadíme prokrastinaci, která nás zdržuje od prvních tří kategorií. Velmi často jí podléháme sami od sebe, aniž bychom to od někoho dostali nařízeno apod. Můžeme sem zařadit nekonečné brouzdání po sociálních sítích, nezáživné hovory s kolegy v práci a další body, které se snažte naprosto omezit.
Pořadí kategorií není náhodné, podle něj postupujte při řešení určitých úkolů. Také nezapomeňte, že jednotlivé činnosti se mohou v průběhu času přelévat z jedné kategorie do druhé, dokud je finálně nevyřešíte.
Snažte se tedy každý den zabývat činnostmi ze všech kategorií zhruba v tomto poměru 30:50:15:5 a z dlouhodobého hlediska jistě poznáte velký rozdíl a posun.
Lekce 2: Neřešte zbytečnosti
Ve vašem životě se každý den vyskytne hned několik cest a řešení, kterými se lze vydat. Jen málokdo dokáže tzv. na první dobrou rozpoznat nejlepší z nich, avšak můžete se o to každý den pokoušet a zlepšovat se. Čerpejte ze svých nabytých zkušeností.
Pokud se naučíte rychle analyzovat situaci a vybrat to nejlepší a nejrychlejší řešení, výrazně zvýšíte svou efektivitu. Přestaňte řešit malichernosti a zaměřte se na důležité věci ve vašem životě.
Lekce 3: Neprokrastinujte
Nejvíce času nám zhltne prokrastinace. Často si tento fakt ani neuvědomujeme, jenže deset minut na sociálních sítích tady a dvacet minut támhle, k tomu půlhodinka nezajímavého rozhovoru se známým v obchodě a už máte celou hodinu ze dne pryč.
Zaměřte se na bezděčné činnosti, které automaticky provádíte, když se jen na chvilku začnete nudit. Velké většině z nás ruka okamžitě sáhne po telefonu a z nevinné minutky čekání na načtení účetního programu, máte prosrollovanou čtvrt hodinu ani nemrknete.
Přitom stačí položit telefon z dosahu nebo si nastavit limity na aplikace. Když se pak opravdu budete chvíli nudit, stačí sáhnout po rozečtené knize nebo si poslechnout hodnotný podcast.
Lekce 4: Používejte to-do list
Tato rada není úplně pro každého, ale mnoho z vás má určitě velmi rádo odškrtávání splněných úkolů. Pokud mezi ně patříte, může vám to-do list s time managementem velmi pomoci.
Jedná se vlastně o seznam úkolů pro jednotlivý den, který si sepíšete buď ráno, nebo už večer den předem. V průběhu dne si pak postupně odškrtáváte splněné úkoly a ty, které nestihnete, přesunete na další den.
Některým lidem však tento způsob motivace nemusí úplně vyhovovat, protože na ně vytváří přílišný tlak. Když pak nesplní všechny úkoly ze seznamu, cítí se spíše vystresovaně, což určitě není záměr dobrého time managementu.
Lekce 5: Vyzkoušejte další metody vhodné pro time management
Nastavit správný time management vám může pomoci mnoho dalších metod, všechny se nám však nevejdou do jednoho článku. Vyzkoušejte například uplatnit pravidlo 80/20 od Pareta. Oddělte zásadní priority od méně důležitých úkolů a osvojte si plánování. K dobré organizaci času vám také výrazně mohou pomoci aplikace v telefonu, kalendáře nebo diáře. Můžete využít i tipy z našeho videa.
Řídit a organizovat svůj čas je jednou z nejdůležitějších dovedností, které vás posunou dopředu.
Zbavte se zlodějů času a začněte se věnovat důležitým a nenálehavým úkolům. Právě ty vás posouvají nejvíce. Neprokrastinujte a raději svůj čas využívejte plnohodnotně. Věřte, že si v budoucnu určitě poděkujete.
