Telefonování patří stále mezi neoblíbenou činnost většiny lidí. Pokud však chcete oslovit nového potencionálního klienta, je dobré telefonátem začít. Vést telefonní hovor je velmi těžká disciplína – ve většině případů máte pouze jeden jediný pokus zaujmout. Odmítnutí se však snižuje s vaší připraveností a znalostí toho, koho oslovujete.
Efektivní telefonování? Příprava je základem úspěchu
Seznam klientů, kterým budete ten den volat, je dobré seřadit do jednotlivých segmentů. Na základě toho, komu budete volat s jakým požadavkem či nabídkou. Není od věci si o klientovi, nebo o celé společnosti něco zjistit z jejich webových stránek. Díky času, který tomu věnujete, si můžete najít užitečné informace k uchopení celkového telefonátu, nebo informace pro další možný obchod. Přípravou na hovor se vaše práce zefektivní, zjednoduší a celá konverzace bude o dost plynulejší a příjemnější.
Správné načasování hovoru
Mobilní telefon je úžasná věc, díky které se můžeme s kýmkoliv spojit kdekoliv a kdykoliv. Pro obchodní hovory je však důležité držet se etikety telefonování a nezačínat hovory dříve než v 8 ráno a končit s nimi nejpozději mezi 20 až 22 hodinou. V případě, že musíte volat do zahraničí, je dobré si zjistit možný časový posun. Dle nejrůznějších studií jsou nejlepšími dny na volání středa a čtvrtek. Během nich máte údajně nejvyšší šanci nejen druhého zastihnout, ale i úspěšnost hovorů je největší. Velké množství lidí svůj telefon nezvedají, nebo odkládají mimo, během pracovní doby. Není na škodu číslo znovu vytočit během obědové pauzy nebo ke konci dne.
Než vytočíte číslo
Pro většinu obchodníků je navolávání schůzek, přebírání klíčových informací či samotné jednání pomocí telefonického rozhovoru denním chlebem. Než však dojde k vytočení čísla a přiložení telefonu k uchu, je dobré se na hovor připravit. Musíte dobře vědět proč voláte a co chcete telefonátem dosáhnout. Mít připravené podklady, které by se během hovoru mohly hodit a přesvědčivé argumenty, umět rychle reagovat na otázky a připomínky toho druhého, jsou základem úspěšného hovoru.
Struktura telefonování
- Hovor by měl začít slušným pozdravením a představením sebe či firmy odkud voláte. Druhá strana si dojem o vás vytváří pouze na základě vašeho hlasového projevu – mluvte jasně, zřetelně a dostatečně hlasitě, nepolykejte slova a zvolte příjemný tón řeči.
- V druhé části přichází zřejmě nejtěžší část, je třeba vzbudit zájem. Ideálně během prvních 20 – 30 vteřin musíte druhou stranu zaujmout. Důvod volání shrňte do dvou vět. Každý hovor by měl být spíše konverzací. Dlouhé monology nejsou to pravé. Druhé straně proto dejte prostor – ptejte se na otázky ještě dříve, než něco bude chtít.
- V případě, že druhá strana projevila zájem, je ten pravý okamžik pro nabídku osobní nebo online schůzky. Vždy je dobré mít připravené dva konkrétní termíny.
- Pro případ, že druhá strana neprojevila zájem, je dobré mít připravené prodejní argumenty a odpovědi na nejčastější námitky.
- Správný moment na ukončení hovoru, je v moment kdy druhá strana nemá žádné otázky a jste na všem domluvení. Dobré je ke konci shrnout všechny podstatné body na kterých jste se domluvili. Zdvořile se rozlučte a hovor ukončete.
Odmítnutí není prohra
Žádný obchodník za sebou nemá 100% úspěšnost, každý byl někdy odmítnut. Odmítnutí je při navolávání obchodních schůzek běžná součást pracovní náplně. Během hovoru, kdy vás druhá strana odmítá, není na škodu se zeptat proč tomu tak je. Jedná se o efektivní nástroj, ze kterého se lze poučit a získat informace pro další hovory. Telefonování je zvyk a jestli chcete být dobří, musíte trénovat. Jeden hovor vás nic nenaučí, až teprve po vytočení několika čísel denně, je prostor pro zlepšení.
Tip! Chcete se naučit, jak správně a efektivně telefonovat či hovořit s lidmi na osobní schůzce? Absolvujte rekvalifikační kurz pro asistentku/sekretářku. Ve vaší kariéře se rychle posunete dál.
