Ať už vlastníte s. s r. o. či jste drobným živnostníkem, při vedení účetnictví (příp. daňové evidence) musíte používat některé účetní doklady. V následujícím článku se dočtete, jaké existují druhy, jaké náležitosti musejí obsahovat i jaký je jejich cyklus.
Účetní doklady: Co si pod pojmem představit?
Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, v nichž se zachycují a ověřují hospodářské účetní operace v souladu se skutečností. Po jejich zjištění by je měla účetní jednotka vyhotovit vždy bez zbytečného odkladu.
Doklady musejí splňovat následující náležitosti:
- označení,
- obsah účetního případu a jeho účastníky,
- peněžní částku (příp. cenu za měrnou jednotku a celkové množství),
- datum vyhotovení,
- datum uskutečnění účetní operace (pokud se liší od data vyhotovení),
- podpis osoby odpovědné za účetní případ a za jeho zaúčtování.
Jaké existují druhy a jak se člení?
Účetní doklady se člení dle druhu na:
- faktury (přijaté a vystavené),
- pokladní doklady (příjmové a výdajové),
- bankovní výpisy,
- interní (příjemky, výdejky, výplatní listiny apod.).
dále dle místa vzniku na:
- vnitřní,
- vnější.
a podle počtu dokumentovaných účetních případů na:
- jednotlivé,
- sběrné.
Faktura vystavená je pohledávkou vůči odběrateli. Vyhotovuje se ve dvou provedeních – originál se zasílá odběrateli a kopii si nechává účetní jednotka. Účtuje se na účet 311 na stranu Má dáti a na účet 601, 602 nebo 604 dle typu tržeb na stranu Dal.
Faktura přijatá je závazkem účetní jednotky vůči dodavateli. Zapsána může být následovně: na stranu Má dáti účtu 112 (Materiál na skladě) a na účet 321 (Dodavatelé) na stranu Dal.
Příjmový pokladní doklad je příjmem peněžních prostředků v hotovosti. Účtuje se na stranu Má dáti na účet 211 (Pokladna) a na stranu Dal na výnosový účet třídy 6 (např. 601 – Tržby za výrobky). Originál se opět předává zákazníkovi a kopii si ponechává účetní jednotka.
Výdajový pokladní doklad je výdajem peněz z pokladny. Může se účtovat například následujícím způsobem: na Má dáti na účet 213 (nákup Cenin – dálničních známek apod.) a na stranu Dal na účet 211 (Pokladna).
Bankovní výpis zachycuje pohyb peněz na bankovním účtu účetní jednotky. Zaplacená faktura od odběratele se zapisuje na Má dáti účtu 221 (Bankovní účty) a na stranu Dal 311 (Odběratelé). Úhrada závazku se účtuje jako 321 na stranu Má dáti (Dodavatelé) a 221 (BÚ) na stranu Dal.
Interní doklady slouží k zápisu účetních operací uvnitř podniku.
Výše uváděné účetní případy jsou pouze základní. Existuje jich mnohem více. My jsme vybrali pouze ty, které by měli znát začátečníci účastnící se našich kurzů.
Tip: Podívejte se níže také na video, kde vysvětlujeme účtování účetních dokladů.
Vnitřní se týkají účetních operací uskutečněných uvnitř účetní jednotky. Patří mezi ně příjemka, výdejka, pokladní doklady, zúčtovací a výplatní listina nebo inventární karta.
Vnější zachycují účetní případy plynoucí ze vztahů účetní jednotky s okolím. Nejčastěji se jedná o faktury, výpisy z bankovních účtů či doklady od zdravotních pojišťoven nebo správy sociálního zabezpečení.
Jednotlivé účetní doklady dokumentují stejnorodé účetní případy, které se uskutečnily v jediný den. Oproti tomu sběrné shrnují stejnorodé účetní případy jednotlivých účetních dokladů za určité časové období (týden, měsíc).
Jaký je cyklus dokladů?
Abyste dokázali s doklady pracovat, měli byste znát jejich cyklus. Ten začíná vystavením dokladu a končí jeho skartací. Účetní jednotky mají mít vypracovaný plán oběhu dokladů, který upravuje směrnice. V nich musejí být uvedeny termíny vyhotovení účetních dokladů, jejich zpracování i odpovědné osoby.
Fáze celého cyklu jsou následující:
- vyhotovení dokladu,
- jeho přezkoušení – prověřuje se formální i věcná správnost (tzn. náležitosti účetního dokladu i soulad se skutečností),
- třídění dle druhu a data a následné očíslování dle zvoleného systému,
- zaúčtování do deníku a do hlavní knihy,
- archivace, která slouží k následným kontrolám a případnému objasnění nesrovnalostí; lhůty stanovuje zákon o účetnictví, měla by být zajištěna tak, aby bylo jasné, kdo za účetní doklady odpovídá, jakého období se týkají a zda jsou obsahově a věcně správné,
- skartace, během níž lze vyřadit a fyzicky zlikvidovat doklady, u kterých vypršela doba, po kterou musely být archivovány.
Zásady práce s účetními doklady
Chcete-li si vést účetnictví sami, podívejte se, jaké zásady práce s účetními doklady byste dle zákona o účetnictví měli dodržovat:
- dbejte na pravdivost, úplnost, přehlednost, včasnost, trvalost a čitelnost účetních záznamů,
- vhodné uspořádání a uložení dokladů,
- při jejich opravách se vyhýbejte neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nepřehlednosti a nesrozumitelnosti, provádějte je tak, aby bylo možné určit, kdo opravu provedl, v jakém okamžiku a jaký byl obsah dokladu před i po opravě.
Chcete se naučit vést samostatně účetnictví nebo daňovou evidenci? Přihlaste se na některý z našich rekvalifikačních kurzů!
Zdroj: altaxo.cz, dauc.cz
